A todos nos ha pasado: nos cuesta concentrarnos y nos ponemos a mirar el teléfono, nos esforzamos por deducir el mensaje que nos llega a través de una voz entrecortada y una imagen que va a trompicones. Cada mes, se mantienen cientos de millones de reuniones a través de sistemas de videoconferencias y, sin embargo, para cada una de ellas, el 47 % de los participantes reconoce que no abre la boca.1
Podrías pensar que la improductividad de las reuniones y el desinterés de los participantes no son nada nuevo, y estarías en lo cierto.
De hecho, aunque Zoom, Teams y Google Meet han cambiado muchos aspectos de las reuniones, y aunque los problemas técnicos pueden complicar su celebración, la dinámica no ha cambiado gran cosa.
De momento.
Es hora de acabar con la era de la obsesión por las reuniones.
Las reuniones que no son más que una pérdida de tiempo existen desde que existen los negocios. Y, para muchas empresas, las plataformas de reuniones digitales surgieron como un mal necesario: un sustituto de las conversaciones en persona en ocasiones en las que la distancia y, posteriormente, la COVID-19 las convirtieron en la única opción viable.
Al considerar las plataformas de colaboración unificada como un mero sustituto, las empresas podrían estar dejando pasar la oportunidad de generar un gran cambio cultural y tecnológico en lo relativo a las reuniones que no solo ponga solución a la fatiga derivada de las videoconferencias, sino que además garantice que todos los participantes estén en igualdad de condiciones, de modo que, cuando alguien tenga una buena idea, pueda compartirla libremente por muy introvertido que sea, y que aquellos que trabajan en la sede central, en las oficinas satélite y desde casa puedan contribuir por igual.
Empecemos a personalizar las reuniones.
Antes, al oír el término «reunión», se nos venía a la mente la imagen de una sala de juntas con una mesa tan grande como intimidante; pero la realidad ahora es otra: al pensar en una reunión, lo que vemos son rostros enmarcados en la pantalla de un portátil, un teléfono móvil o una sala de conferencias. Tal es la representación del lugar de trabajo moderno.
Ha llegado el momento de cambiar el enfoque y ver las reuniones no como una obligación común, sino como una experiencia personalizada. Es hora de crear un marco tecnológico ajustado a cada persona y sus necesidades, que los acompañe allá donde vayan y que les ayuda a contribuir a su manera, como mejor les funcione.
Pero ¿cómo lograrlo?
La IA al rescate.
La buena noticia es que las cosas ya están cambiando. Muchas plataformas de videoconferencia están introduciendo nuevas funciones para ayudar a los participantes a mantener la concentración durante las reuniones virtuales.
La IA es capaz de «entender la sala» para determinar qué tipo de reunión se está manteniendo y personalizar la pantalla para centrar la atención en los elementos más relevantes. Además, puedes usar más funciones manuales como «destacar» para poner en primer plano a diferentes ponentes, de modo que todo el mundo tenga la oportunidad de intervenir.
Para aprovechar al máximo estas funciones y acabar con las diferencias entre trabajar desde casa o desde la oficina, plantéate utilizar dispositivos inteligentes y kits de salas diseñados específicamente para la plataforma que utilizas.
Di adiós a la «fatiga de Zoom».
Una tecnología más inteligente también puede ayudar a acabar con la confusión mental y la fatiga que provocan las interminables reuniones virtuales.
Los investigadores han descubierto que las videoconferencias resultan muy agotadoras porque implican un contacto visual demasiado cercano, una movilidad reducida y dificultad para percibir las señales no verbales.1
Para solucionarlo, las nuevas cámaras basadas en la IA como la ThinkSmart Cam de Lenovo —para uso doméstico y en oficinas— ayudan a replicar el movimiento natural de los ojos, centrándose en la persona que habla en una sala grande y mejorando considerablemente la resolución de la imagen de las personas que están en su casa, para que todos puedan leer el lenguaje corporal. Además, gracias a las funciones de reconocimiento de pizarras y seguimiento de ponentes, los asistentes tienen la libertad de moverse, intercambiar ideas o incluso prepararse un café sin perderse ni una coma.
La tecnología por sí sola no puede hacerlo todo.
Es verdad que es fundamental contar con las herramientas adecuadas, ya sean barras de sonido inteligentes para entender mejor a quienes hablan más bajito o accesorios nuevos que faciliten las reuniones. Pero ¿qué pasa si tus empleados no saben qué funciones de IA pueden usar y si a tus equipos de IT les cuesta garantizar que todo funcione bien?
Cada vez son más las grandes empresas que se preocupan por adquirir las competencias adecuadas y se lanzan a adoptar las prácticas recomendadas que les permitan desmarcarse de la competencia gracias a la «colaboración como servicio» que, básicamente, significa que pueden recurrir a expertos como Lenovo para evaluar sus necesidades, implementar la mejor tecnología, formar al personal, llevar el mantenimiento de sus sistemas y solucionar los problemas in situ. Decidas o no seguir este camino, una cosa está clara: deberás aliviar la carga de los equipos de TI con software que facilite la gestión de la colaboración remota y en la oficina como un todo.
Pero ¿y si los directivos siguen apostando por la modalidad presencial?
En ese caso, habrá que sentar las bases culturales adecuadas para el trabajo híbrido, con políticas que incluyan a todo el mundo. Descubre cómo hacerlo gracias a los consejos que incluimos en nuestra lista de verificación para mantener reuniones en igualdad de condiciones.
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Descubre, por un lado, cómo ofrecer lo que tu departamento de TI necesita y lo que tus empleados quieren y, por el otro, cómo optimizar y simplificar la infraestructura y, al mismo tiempo, aumentar la productividad de tus empleados. Echa un vistazo a estos recursos para implantar el trabajo flexible en las grandes empresas.
1 Citado en: Ramachandran, Vignesh, «Stanford researchers identify four cases of ‘Zoom fatigue’ and their simple fixes», Stanford News, febrero de 2021
