Wat is het verschil tussen goed samenwerkende teams en teams die bewust of onbewust beter zouden kunnen presteren? In dit artikel behandelen we de insteek en tools die nodig zijn om slimmer samen te werken.
Nieuwe technologieën en het oude denken
De technologie voor samenwerking is enorm verbeterd sinds het tijdperk van onhandige conferentietelefoons en krakende faxmachines. Tegenwoordig zijn er speciale platforms waardoor de productiviteit geweldig is toegenomen, zoals bijvoorbeeld videovergaderen, direct messaging en het delen van live-documenten.
Maar bij sommige bedrijven staat kantoorwerk met de oude technologieën nog steeds centraal. De denkwijze waarbij ons werk (wanneer we werken, waar we werken en hoe we werken) is gekoppeld aan onze aanwezigheid op kantoor.
Het even op afstand kopiëren van de kantoorwerkplek biedt daarvoor echter geen soelaas.
"Het geforceerd overzetten van een concept dat voor een andere werkomgeving is bedoeld, werkt vermoeidheid in de hand en vermoeidheid heeft een slechte invloed op de resultaten", aldus Alexia Cambon, directeur bij Gartner HR. Ze noemt nog meer werkaspecten die daaronder te lijden hebben, zoals de betrokkenheid bij en loyaliteit aan het bedrijf.
Nu we toch overstappen op hybride werkomgevingen, moeten we wanneer we onze medewerkers van tools voorzien de mens centraler stellen.
Een laptop op de keukentafel was altijd al een tijdelijke oplossing. En een desktop op het werk voldoet nu echt niet meer. Laten we eens onderzoeken wat er allemaal nodig is voor meer welzijn, betere prestaties en een slimmere samenwerking.
Vergaderingen die er toe doen
Uit onderzoek blijkt dat we nog nooit zoveel tijd aan online vergaderen hebben besteed. Het aantal vergaderminuten per jaar via Zoom is al meer dan 3,3 biljoen en ruim 44 miljoen mensen gebruiken nu dagelijks Microsoft Teams.
In dit verband heeft slimmer samenwerken alles te maken met het stellen van tijdsgrenzen en het goed inrichten van je eigen werkomgeving.
Daarom moet elke vergadering ook beginnen met duidelijke doelen te stellen en duidelijke afspraken te maken over de eindtijd van de vergadering.
Je moet ook het beste uit de beschikbare technologie weten te halen, zowel voor je gemoedsrust als voor je productiviteit. Een van de meest effectieve manieren om vermoeidheid tegen te gaan, is een tweede monitor, zodat je niet tussen vensters hoeft te wisselen en je ogen niet steeds hoeven te wennen.
Het is ook bewezen dat dit de productiviteit ten goede komt als je werkt met spreadsheets, grafische ontwerpen, bouwkundige plannen en ander detailwerk. Gebruik een display dat weinig blauw licht uitstraalt, zoals een ThinkVision-monitor die door TÜV Rheinland Eyesafe is gecertificeerd.
De geluidskwaliteit is ook erg belangrijk. De nieuwste laptops, desktopcomputers en workstations van Lenovo hebben betere audiovoorzieningen met 360°-microfoons met far-field-functionaliteit die geluid tot op vier meter goed oppikken. Maar als je je werkomgeving met anderen deelt, is een headset natuurlijk de beste keuze en die zul je in een kantoor dan ook steeds vaker zien.
Haal het meeste uit samenwerkingsplatforms
Hoewel de meeste computerconfiguraties gemakkelijk kunnen worden aangepast aan platforms als Teams en Zoom, moet je de mogelijke voordelen van speciale hardware overwegen.
ThinkSmart View is een slim apparaat voor individuele samenwerking en voert administratieve taken uit die anders capaciteit van de pc vereisen. Het apparaat werkt samen met je pc om taken over te nemen, zodat je de pc kunt gebruiken voor productief werken en ThinkSmart View voor samenwerking en administratieve taken. Zie het als een persoonlijke assistent voor productief werken.
Net als bij de meeste moderne apparaten heeft ThinkSmart View een touchscreen-interface voor intuïtief en snel gebruik, met one-touch toegang tot videogesprekken, voicemail, chats, vergaderingen en agenda's.
Hybride vergaderingen worden heel normaal
Vooruitstrevende bedrijven bouwen in hun kantoren ook privéruimten om tot speciale vergaderruimten voor hybride vergaderingen.
Hiervoor is de gebruikersvriendelijke technologie van ThinkSmart Hub uitermate geschikt. Geen tijdrovende toestanden om alles op te zetten. Je hebt alleen een full HD-touchscreen nodig en de vergadering kan met een druk op de knop beginnen.
Deelnemers kunnen indien nodig zelfs veilig twee meter afstand houden, dankzij de 360°-microfoon en de krachtige luidsprekers.
Uit recent onderzoek van Dynata blijkt nu dat investering in betere videoconferencingtechnologieën op kantoor door medewerkers het meest zou worden gewaardeerd en door een derde van de deelnemers aan de steekproef zelfs als prioriteit werd genoemd.
Wil je meer informatie?
Bezoek dan onze ThinkSmart-pagina en lees meer over slimmere samenwerking en de apparaten die dat mogelijk maken.
