Maak een einde aan de vergadergekte met betere hybride samenwerking

We hebben ze inmiddels allemaal wel eens meegemaakt, die meetings waarin je je maar met moeite kunt concentreren op het haperende geluid en beeld. Elke maand vinden er honderden miljoenen vergaderingen plaats via videovergadertools, maar in elk van die vergaderingen zegt 47% van de deelnemers geen woord.¹

 

Je denkt waarschijnlijk (terecht) dat inefficiënte vergaderingen en niet-betrokken deelnemers niets nieuw zijn.

Zoom, Teams en Google Meet hebben de manier waarop we vergaderen ingrijpend veranderd, en natuurlijk natuurlijk er allerlei technische problemen optreden, maar in essentie is nauwelijks iets veranderd hoe een vergadering in elkaar steekt.

Nog niet.

Het is tijd om een einde te maken aan die vergadergekte.

Tijdverspillende vergaderingen zijn zo oud als werken zelf. En veel bedrijven stapten alleen uit pure noodzaak over op digitale vergaderplatformen, als vervanging voor persoonlijke gesprekken die door afstanden (en daarna corona) niet praktisch haalbaar waren.

Bedrijven die samenwerkingsplatformen zien als een één-op-één vervanging voor een vergadering, missen de kans om een belangrijke culturele en technologische verschuiving tot stand te brengen; een die niet alleen een einde maakt aan vergadermoeheid, maar ook gelijkwaardigheid stimuleert. Door ervoor te zorgen dat briljante maar introverte mensen hun ideeën vrijer kunnen delen en dat mensen op het hoofdkantoor, in bijkantoren en thuis evenveel kunnen bijdragen.

Het moet persoonlijker worden.

Het traditionele symbool van een vergadering was altijd een grote, intimiderende tafel in een bestuurskamer. Tegenwoordig ziet dat symbool er heel anders uit, namelijk als een gezicht op het scherm van een laptop, mobiele telefoon of het display in de vergaderruimte. Zo ziet de moderne werkplek eruit.

Het wordt dus tijd om vergaderingen niet langer te zien als een ‘one-size-fits-all’ verplichting, maar de technologie af te stemmen op elk afzonderlijk individu en diens behoeften. Door die technologie vervolgens beschikbaar te maken overal waar mensen werken, kunnen ze bijdragen op de manier die voor hen het beste werkt.

Maar wat kun jij doen om dit mogelijk te maken?

AI brengt redding.

Het goede nieuws is dat er al dingen aan het veranderen zijn. Veel videovergaderplatformen bevatten al nieuwe functies om je mensen te helpen de aandacht erbij te houden wanneer ze thuiswerken.

Kunstmatige intelligentie kan je helpen door te bepalen in welk soort vergadering je zit en het beeld daarop aan te passen, om je aandacht te vestigen op de relevantste onderdelen. Daarnaast kun je meer handmatige functies gebruiken en bijvoorbeeld verschillende sprekers op de voorgrond plaatsen zodat iedereen zijn zegje kan doen.

Om deze functies optimaal te benutten en de kloof tussen thuis en kantoor te overbruggen, zijn er speciaal ontworpen smart devices en roomkits voor elk platform dat je gebruikt.

Een einde aan de Zoom-moeheid.

Slimmere technologie kan ook helpen om een einde te maken aan het concentratieverlies en de vermoeidheid die het gevolg zijn van die eindeloze online vergaderingen.

Onderzoekers hebben ontdekt dat videovergaderingen zeer uitputtend zijn vanwege het vele directe oogcontact, de verminderde mobiliteit en het feit dat non-verbale signalen moeilijker worden opgepikt.¹

Om dit op te lossen, kunnen nieuwe AI-camera's zoals de Lenovo ThinkSmart Cam helpen. Daarmee kunnen natuurlijke oogbewegingen worden nagebootst, om de aandacht te richten op de relevante spreker in een grote ruimte. Ook worden mensen thuis met een veel hogere resolutie weergegeven, zodat iedereen lichaamstaal kan lezen. En dankzij whiteboard-herkenning en de mogelijkheid om de spreker te volgen, hebben deelnemers de vrijheid om rond te lopen, te brainstormen en een kopje koffie te zetten zonder iets te missen.

Dat alles kan niet met technologie alleen.

Uiteraard zijn de juiste tools essentieel. Zo kun je de zachtste praters duidelijk laten horen met slimme soundbars of het voor thuiswerkers gemakkelijker maken om te vergaderen met nieuwe accessoires. Maar wat als je mensen niet weten welke flitsende kunstmatige intelligentie ze kunnen gebruiken en je IT-teams moeite hebben om alles probleemloos te laten verlopen?

Dankzij ‘Collaboration as a Service kunnen bedrijven beschikken over de juiste vaardigheden waarmee ze hun concurrenten een stapje voor blijven. Daarmee kunnen ze namelijk vertrouwen op experts zoals Lenovo om hun behoeften te bepalen, de beste technologie in te zetten, hun mensen op te leiden, hun systemen te onderhouden en op locatie problemen op te lossen. Of je nu wel of niet voor deze route kiest, je moet de last van je IT-team verlichten met software waarmee de samenwerkingsfunctionaliteit zowel op afstand als op kantoor als één geheel kan worden beheerd.

Maar wat als je leidinggevenden nog steeds hameren op 'nabijheid'?

Uiteraard moet je de juiste culturele toon zetten voor hybride werken, met beleid dat iedereen omvat. Ontdek tips om dat te doen in onze checklist voor gelijkwaardigheid tijdens vergaderingen.

Maak jij flexibel werken mogelijk?

Ontdek hoe jij kunt leveren wat je IT-afdeling nodig heeft en wat jouw gebruikers willen. En ontdek hoe je je infrastructuur kunt stroomlijnen en vereenvoudigen en tegelijkertijd de productiviteit van je mensen kunt verhogen. Hier vind je informatiebronnen over flexibel werken voor bedrijven.