Machen Sie Schluss mit dem „Meeting-Wahnsinn“ – durch bessere hybride Zusammenarbeit

Wir alle haben das schon erlebt: Wir scrollen auf dem Smartphone und haben Mühe, uns zu konzentrieren. Wir müssen uns anstrengen, um die Stimme in all dem Knistern und Rauschen und den ruckelnden geteilten Bildschirminhalt zu verstehen. Jeden Monat finden Hunderte Millionen von Meetings in Form von Videokonferenzen statt, doch bei jedem dieser Meetings geben 47 % der Teilnehmer an, dass sie gar nichts sagen. ¹.

 

Sie denken jetzt vermutlich, dass ineffektive Meetings und unmotivierte Teilnehmer nichts Neues sind – und Sie haben Recht.

Während Zoom, Teams und Google Meet das Aussehen unserer Meetings stark verändert haben und technische Herausforderungen die Sitzungen schwierig machen können, hat sich am Ablauf unserer Meetings nicht viel geändert.

Noch nicht.

Es ist an der Zeit, diesen Meeting-Wahnsinn zu beenden.

Das Meeting als Zeitverschwendung ist so alt wie die Geschäftswelt selbst. Für viele Unternehmen waren digitale Meeting-Plattformen zunächst ein notwendiges Übel: ein Ersatz für persönliche Gespräche, wenn die Entfernung (und dann auch COVID-19) sie zur einzig praktikablen Option machte.

Wenn Unternehmen Unified-Collaboration-Plattformen als Eins-zu-eins-Ersatz für persönliche Besprechungen ansehen, verpassen sie möglicherweise eine Chance für einen umfassenden kulturellen und technologischen Wandel rund um Meetings, der nicht nur ein Mittel gegen die mangelnde Motivation bei Videokonferenzen wäre, sondern auch allen gleiche Chancen bieten würde. Der gewährleisten würde, dass brillante, aber eher zurückhaltende Mitarbeiter ihre Ideen einfacher teilen können und dass alle, ganz gleich ob sie sich am Hauptsitz, in den Außenstellen oder zu Hause befinden, gleichermaßen einen Beitrag leisten können.

Lassen Sie uns persönlich werden.

Das alte Symbol für Meetings? Ein einschüchternder, formeller Konferenztisch. Heute sieht dieses Symbol ganz anders aus: Das individuelle Gesicht, gerahmt auf dem Display eines Notebooks, eines Smartphones oder auf dem Bildschirm in einem Konferenzraum, ist das Sinnbild des modernen Arbeitsplatzes.

Es ist an der Zeit, sich neu auszurichten und Meetings nicht als eine Verpflichtung anzusehen, mit der jeder irgendwie zurechtkommen muss, sondern als maßgeschneiderte Erfahrung. Ein technischer Rahmen, der um jede Person und ihre Bedürfnisse herum aufgebaut wird, der sich mit ihr bewegen kann, an jedem beliebigen Ort – und der ihr hilft, sich zu ihren eigenen Bedingungen einzubringen, wie auch immer es für den Einzelnen am besten funktioniert.

Wie können Sie das möglich machen?

KI ist die Antwort.

Die gute Nachricht ist, dass sich die Dinge bereits ändern. Viele Plattformen für Videokonferenzen führen neue Funktionen ein, damit Ihre Mitarbeiter von jedem Ort aus konzentriert teilnehmen können.

KI kann „den Raum lesen“, feststellen, welche Art von Besprechung stattfindet, und Ihre Ansicht anpassen, um Ihren Blick auf die relevantesten Elemente zu lenken. Außerdem stehen Ihnen mehr manuelle Funktionen wie „Spotlighting“ zur Verfügung, um verschiedene Sprecher in den Vordergrund zu stellen, sodass jeder zu Wort kommt.

Um diese Funktionen optimal zu nutzen und die Kluft zwischen Zuhause und Büro zu überbrücken, sollten Sie smarte Geräte und Room Kits in Betracht ziehen, die speziell für die von Ihnen verwendete Plattform entwickelt wurden.

Schluss mit der Zoom-Müdigkeit.

Smartere Technologie kann auch dazu beitragen, dass Konzentrationsstörungen und Müdigkeit bei endlosen Online-Meetings der Vergangenheit angehören.

Forscher haben herausgefunden, dass Videokonferenzen sehr anstrengend sind, weil sie übermäßigen Augenkontakt aus nächster Nähe, eingeschränkte Mobilität und Schwierigkeiten beim Entziffern nonverbaler Signale mit sich bringen.¹

Um diese Probleme zu lösen, können neue KI-gestützte Kameras wie die Lenovo ThinkSmart Cam – zu Hause und im Büro – dazu beitragen, die natürliche Augenbewegung nachzuvollziehen, sich auf den relevanten Sprecher in einem großen Raum zu konzentrieren und Personen zu Hause in viel höherer Auflösung darzustellen, sodass jeder die Körpersprache mühelos lesen kann. Whiteboard-Erkennung und Sprecherverfolgung sorgen außerdem dafür, dass die Teilnehmer sich frei bewegen, ihre Gedanken entwickeln und sich einen Kaffee kochen können, ohne das Geringste zu verpassen.

Technologie allein kann nicht alles leisten.

Ja, die richtigen Tools sind unverzichtbar, um den leisesten Sprechern mit smarten Soundbars eine Stimme zu verleihen oder ortsunabhängigen Mitarbeitern durch neues Zubehör die Teilnahme an Konferenzen zu erleichtern. Doch was ist, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, welche tollen KI-Funktionen sie nutzen können, und Ihre IT-Teams Schwierigkeiten haben, alles nahtlos zu organisieren?

Top-Unternehmen entwickeln zunehmend die richtigen Kompetenzen und lassen mit „Collaboration as a Service“ als Best Practice ihre Mitbewerber hinter sich. Dabei können sie sich auf Experten wie Lenovo verlassen, die ihre Anforderungen beurteilen, die beste Technologie bereitstellen, ihre Mitarbeiter schulen, ihre Systeme warten und vor Ort reagieren. Ganz gleich, ob Sie diesen Weg einschlagen oder nicht: Sie müssen Ihre IT-Teams entlasten, mit Software, die die Verwaltung der gesamten Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Büros ganz einfach macht.

Und was ist, wenn Ihre Manager immer noch auf „Nähe“ setzen?

Natürlich ist für hybride Arbeitsmodelle die richtige kulturelle Atmosphäre erforderlich, mit Richtlinien, die alle einbeziehen. Sehen Sie sich unsere Tipps dazu auf unserer Checkliste für gerechtere Meetings an.

Wird flexibles Arbeiten bei Ihnen funktionieren?

Erfahren Sie, wie Sie die Anforderungen Ihrer IT-Abteilung und die Wünsche Ihrer Benutzer erfüllen können – und dabei Ihre Infrastruktur optimieren und vereinfachen und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter produktiver machen. Entdecken Sie hier Ressourcen für flexibles Arbeiten in Unternehmen.