Smart teknik för mer produktiva möten
 

Smartere teknologi for mer produktive møter

Topdanmark, som er et av Danmarks ledende forsikringsselskaper, bruker ThinkSmart Hub 500 fra Lenovo, en smart og effektiv alt-i-ett-møteromsløsning som støtter Skype for Business og Microsoft Teams Room System.

I dagens arbeidskultur med tettere samarbeid mellom team på spredte kontorer spiller møterommet en viktig rolle. Men det er ikke lenger nødvendig å befinne seg i samme rom for å holde møter og samarbeide. Det nye møterommet er et sted for produktivt samarbeid, der team samles for å diskutere med kolleger, partnere og kunder på andre kontorer, i andre byer og til og med i andre tidssoner. For å fungere effektivt må møterommet være utstyrt med de rette teknologiløsningene. Topdanmark byttet nylig til Lenovos møteromsløsning ThinkSmart Hub 500 som en del av arbeidet med å skape en smidigere arbeidsplass, og den har allerede hatt en merkbar innvirkning på de ansattes produktivitet.

En planlagt omlegging til en smidigere arbeidsplass

Det hele startet da HR-teamet i Topdanmark gjennomførte en intern studie for å undersøke produktivitetsflaskehalser i selskapets utviklingsteam og finne raskere arbeidsmåter. Et viktig resultat fra denne studien dreide seg om ineffektivitet i gjennomføringen av nettmøter. Møterommene var utstyrt med en stasjonær PC, og brukerne kunne logge seg på med sin påloggingsinformasjon og bruke Skype for Business til nettkonferanser. Systemet fungerte, men var tidkrevende og lite smidig i bruk.

Rundt 10–15 minutter med verdifull tid gikk tapt før deltakerne var tilkoblet og møtet kunne starte. Det var behov for et mer effektivt system, og den største pådriveren for å optimalisere møterommene med en smart løsning var IT-utviklingsteamet.

Selskapet hadde brukt mesteparten av fjoråret på å bytte fra Lotus Notes til Microsoft Office 365 og Skype for Business Online. Med ansatte som nå brukte Microsoft-baserte programmer, var tiden inne til å installere en bedre løsning også for møterommene. Det var da selskapet fikk vite om en ny møteromsløsning fra Lenovo.

Smartere møterom

Topdanmark har samarbeidet med Lenovo i snart 15 år, og de fleste ansatte bruker bærbare PC-er fra Lenovo. Salgsmedarbeidere som ofte er på reisefot eller jobber fra andre steder, bruker ThinkPad T580, mens de øvrige har ThinkPad T470. Selskapet har også flere stasjonære ThinkCentre M910q-PC-er, blant annet på møterom.

Det var på et møte med Lenovo om PC-oppgradering at Topdanmark ble introdusert for ThinkSmart Hub 500. "Vi skjønte raskt at ThinkSmart Hub 500 var en enhet som ville passe for møterommene våre", sier Morten Hatting, IT-/PC-utvikler innen IT-arkitektur og -drift. Enheten oppfylte alle kravene og forventningene selskapet hadde til en smart møteromsløsning, til en pris som var innenfor budsjettrammene.

Vi skjønte raskt at ThinkSmart Hub 500 var en enhet som ville passe for møterommene våre.

Morten Hatting
Morten Hatting
IT-/PC-utvikler innen IT-arkitektur og -drift

Bedre samarbeid og effektivitet

Bedriften har per i dag installert ThinkSmart Hub 500 i 20 møterom, men dette tallet er forventet å stige til opptil 50 kanskje allerede før jul i år. De startet med fem enheter for et prosjekt der det hastet med Skype-tilkobling. Vanligvis blir det først opprettet en avbildning av systemet som gir mulighet for fjernadministrasjon, men det trinnet hoppet de over i dette tilfellet. De fem enhetene ble tatt i bruk slik de var.

Mange av de ansatte i Topdanmark brukte virtuell maskin, og selskapet ønsket derfor møterom der deltakerne ikke bare kunne koble til fra en bærbar PC, men også få tilgang via et virtuelt miljø. Dette ble løst ved å trekke HDMI-kabelen gjennom en bryterboks der deltakerne kunne velge mellom disse to miljøene.

"Siden ThinkSmart Hub 500-løsningen var så enkel å installere og bruke, fortsatte vi bare med den og ventet på å se hvordan brukerne reagerte. Vi fikk positive tilbakemeldinger helt fra starten av", forteller Morten.

I begynnelsen var IT-teamet i Topdanmark i kontakt med Lenovo, men ettersom løsningen var så intuitiv, var det minimalt behov for hjelp. De ansatte trengte heller ikke noen spesiell opplæring. De får instruksjoner hver gang de reserverer et rom, og det ser ut til å være nok. Alle brukerne, uansett alder og erfaring, tilpasset seg det nye systemet raskt og problemfritt.

Topdanmark bruker i dag Skype for Business Online, men er i ferd med å gå over til Microsoft Teams Rooms. ThinkSmart Hub 500 fungerer like godt med begge plattformer. Det er fortsatt for tidlig å få reelle tall som viser effektivitetsøkningen ved å bytte til ThinkSmart Hub 500, men en indikator på suksessen er at alle møterom med denne enheten nesten alltid er reservert hele dagen for møter med Manila-kontoret. Ansatte som bruker rom uten ThinkSmart Hub 500, ber om at løsningen blir installert også her.

Løsningen har vært fordelaktig også for IT-teamet. "Med færre IT-problemer i møterommene trenger ikke IT-teamet å bruke tid på problemløsing, og kan i stedet fokusere på mer strategiske oppgaver", sier Morten.

Veien videre

Morten er fornøyd med resultatene så langt. Kvaliteten på møtene er blitt bedre – møtene starter presist, og lyden, både innkommende og utgående, er merkbart bedre selv i store møterom.

Teamet ser frem til å få installert ThinkSmart Hub 500 i enda flere møterom. Jo flere ansatte som tar i bruk denne smarte møteteknologien, desto bedre vil samarbeidet, gruppearbeidet og resultatene bli for Topdanmark i tiden fremover.

Click here to access PDF version

 

5 Reasons