Remote Working Solutions
7 ways online meetings make remote workers more productive

Zeven manieren waarop online besprekingen thuiswerkers productiever maken

In het verleden was er veel kritiek op conferencecalls, of het nu alleen telefonisch was of ook met video. De overheersende mening was dat je besprekingen het beste in elkaars fysieke aanwezigheid kon houden. Maar zoals Stuart Constable nu ontdekt, kunnen online meetings voor telewerkers eigenlijk beter uitpakken dan we dachten. Mits je de juiste technologie in huis hebt, kunnen virtuele vergaderingen tijd besparen en helpen de productiviteit te verhogen.

"Hallo, fijn dat je er bent. Kun je me goed verstaan? Jawel, ik hoor je prima. OK, fijn! Hoe gaat het met je in deze situatie?"

Je herkent dit fragment vast wel. Velen van ons hebben al een tijd lang soortgelijke gesprekjes gevoerd, nu vergaderingen alleen kunnen plaatsvinden via telefoon of video.

Op kantoor waren dergelijke besprekingen vaak nogal ongemakkelijk. Misschien hebben we wel meer tijd nodig om te leren hoe we effectieve digitale vergaderingen kunnen houden; niet alleen op het werk, maar overal in de samenleving. We hebben nu al geleerd hoe we het geluid kunnen verbeteren, de wifi-verbinding thuis kunnen optimaliseren en wat we moeten doen wanneer mensen door elkaar heen praten.

Maar dan komen we bij het volgende punt. Worden vergaderingen er eigenlijk beter op wanneer we thuis werken? Oftewel, worden ze effectiever? Hebben wij mensen een sprong voorwaarts gemaakt op het gebied van interactie via beeldschermen en headsets?

 

Hier volgt een lijst van wat ik persoonlijk denk dat er is gebeurd nu persoonlijke besprekingen uitgesloten zijn:

  1. Vergaderingen zijn korter omdat mensen meer gefocust zijn; beeldschermen stimuleren niet tot praten over koetjes en kalfjes.
  2. Mensen letten beter op; beeldschermen en headsets lijken je meer in de virtuele ruimte te trekken en je moet je concentreren omdat het geluid van anderen niet altijd goed is.
  3. Als je niet een van de belangrijkere deelnemers bent, kun je luisteren en multitasken wanneer je je microfoon dempt en de video uitschakelt.
  4. Je kunt sneller en productiever vergaderen, omdat je geen vergaderruimte hoeft te reserveren.
  5. Actiepunten van besprekingen raken niet ondergesneeuwd door het dagelijks werk omdat de conversatie door blijft gaan in chatfeeds.
  6. Je hebt minder willekeurige en zinloze vergaderingen, want een vergadering is nodig of is dat niet.
  7. Het is gemakkelijker om een vergadering te verlaten; op de een of andere manier is het meer geaccepteerd om zo uit de bespreking te stappen wanneer je niet langer nodig bent dan wanneer je fysiek opstaat en de vergaderruimte verlaat.

 

Zoals ik al zei, dit is een heel persoonlijke kijk. Maar ik heb gehoord van collega's en vrienden dat zij hetzelfde ervaren.

 

Tot nu toe werd productiviteit genoemd als een van de grootste bezwaren tegen het idee van telewerken. Maar waarschijnlijk zijn we juist productiever geworden, doordat we informatie nu krijgen wanneer we die nodig hebben.

In vergelijking met werken op kantoor hebben mensen nu meer tijd om dingen voor elkaar te krijgen, omdat er minder vergaderingen zijn die hen ervan weerhouden iets te doen. Ook kost het minder tijd om plannen te maken en beslissingen te nemen omdat vergaderingen eenvoudiger te organiseren en effectiever zijn.

Er zijn genoeg cijfers die dit onderbouwen. Eén daarvan komt uit een onderzoek in 2020 door Airtasker: thuiswerkers werkten gemiddeld 1,4 dagen meer per maand (dus 16,8 meer dagen per jaar) dan mensen op kantoor.

Bij dit alles is wel belangrijk dat je technische infrastructuur erop is voorbereid. Volgens een rapport uit mei 2020 van Valoir zijn werknemers gemiddeld 3% van hun dag kwijt aan technische problemen die met het werk te maken hebben.

Ik gebruik een ThinkPad X380 Yoga en dit is een blog van Lenovo, dus kun je verwachten dat ik zeg dat het fantastisch is. Maar geloof me, het werkt echt fantastisch. En in combinatie met andere ondersteunende technologieën bereik je een niveau van gemak en functionaliteit waarmee online vergaderingen echt effectief kunnen worden.

Zo is er bijvoorbeeld de ThinkSmart View, een apparaat dat helemaal is geoptimaliseerd voor online vergaderingen. Deze handige kleine uitbreiding voor je pc is specifiek bedoeld voor communicatie en elementaire beheertaken.

Je kunt video- en audiogesprekken voeren terwijl je het beeldscherm zoveel mogelijk vrijhoudt voor productiviteitstaken. Het bevat slimme functies, zoals de mogelijkheid om Microsoft Teams te starten met één aanraking. En de geïntegreerde microfoon en luidsprekers zorgen voor een fantastisch helder geluid voor jou en de mensen met wie je spreekt.

Ik kan niet met zekerheid zeggen hoe de wereld eruit gaat zien wanneer de kantoren weer open mogen. Maar het zal me niet verbazen als telewerken de komende jaren een hoge vlucht gaat nemen.

Voor veel bedrijven en hun werknemers zijn de economische voordelen aanzienlijk, zelfs als je alleen kijkt naar de reiskosten. Als ze, zoals ik sterk vermoed, merken dat de productiviteit ook nog eens flink is gestegen, dan is dat een zeer sterk argument vóór telewerken.