Where does the time go? How to find extra hours in the day with technology
 

Waar blijft de tijd? Hoe technologie ons meer uren in een dag geeft

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je kijkt op van je bureau en ineens is de halve dag al voorbij, en heb je niet het gevoel dat je iets nuttigs hebt gedaan. Ondanks technologische vooruitgang is het vooral binnen het mkb vaak verrassend moeilijk om dingen voor elkaar te krijgen. Hoe komt dat? Natuurlijk biedt het kantoorleven allerlei kleine afleidingen, zoals de koffieautomaat en het bijpraten met collega's. Maar dat gevoel dat je minder hebt gedaan dan je had gehoopt verdwijnt niet, ook niet nu we allemaal gewend zijn aan thuiswerken. Het lijkt erop dat de oorzaak ligt in hoe we elke dag met onze taken omgaan en hoe we overschakelen tussen taken.

Thumbnail
Powered by Intel

Tools die zijn ontworpen om de productiviteit te verhogen zorgen dat je nog meer werk krijgt toebedeeld. En in kleine bedrijven hebben medewerkers vaak meerdere functies, allemaal met hun eigen aparte takenlijsten. Dit betekent dat multitasking voor de meesten van ons een essentieel onderdeel is van ons werk als we alles op tijd willen af willen krijgen.

Die drive om te multitasken kan echter contraproductief blijken te zijn. Uit een recent onderzoek blijkt dat het gemiddeld 23 minuten kost om van taak te wisselen, en in die tijd doen we vaak ook nog 2 of meer tussenliggende activiteiten.[1] Alles bij elkaar lijkt het erop dat werknemers elke dag meer dan 2 uur kwijt zijn alleen al aan het overschakelen naar een andere taak.[2]Daar komt dat gevoel van 'waar blijft de tijd?' vandaan.

Het probleem is natuurlijk dat alle afleidingen die het gevolg zijn van het overschakelen van taken ervoor zorgen dat mensen nog harder en langer moeten werken om die allemaal af te krijgen. Andere onderzoeken laten zien dat 51% van de eigenaren van kleine bedrijven te weinig tijd voor zichzelf heeft[3] en dat 28% van de werknemers zich vaak opgebrand voelt op het werk.[4]

Mkb-bedrijven kunnen dit probleem oplossen door te zorgen dat hun werknemers zich sneller kunnen focussen op een volgende taak. Daardoor heeft iedereen meer tijd om zijn werk te doen, met als resultaat minder burn-outs, een hogere productiviteit en meer tijd voor zichzelf. Er zijn een paar gedragsveranderingen die iedereen zelf kan proberen. Zo kun je bewust kiezen om op vooraf ingestelde tijden van activiteit te wisselen om je productiviteit op peil te houden, of je kunt je e-mailprogramma sluiten om de kans op afleiding te verkleinen. In deze post richten we ons op technologie waarmee bedrijven meerdere uren in een dag kunnen terugwinnen.

Technologie is vaak de boosdoener, die afleidingen juist introduceert of verergert. E-mails die afleiden van de taak waar je mee bezig bent, de ergernis omdat het niet lukt om deel te nemen aan een videovergadering, een pc die heel traag een vergadering of een belangrijke presentatie laadt; dit zal de meesten van ons bekend voorkomen.

In een recente enquête van RescueTime geeft 38% van de respondenten aan dat technologische problemen, zoals lange laadtijden, verouderde systemen of vastlopende computers, de belangrijkste oorzaken van afleiding vormen. En deze problemen verlengen de takenlijst alleen maar, omdat er ook nog met telefoongesprekken met de supportafdeling moeten worden gevoerd.[5] Een simpele upgrade naar een modern, up-to-date apparaat zoals de ThinkBook Plus kan een belangrijke rol spelen bij het verminderen van afleiding en het sneller kunnen schakelen tussen werkzaamheden.

Ook op het vlak van technische ondersteuning kun je tijdwinst behalen. Lenovo Premier Support biedt ondersteuning door hoogopgeleide professionals die je bedrijf en je computers kennen. Dit betekent dat je minder tijd kwijt bent aan telefoontjes en meer uren productief bent.

Verder kan de technologie die in je bedrijf wordt gebruikt van invloed zijn op het aantal tijdrovende afleidingen. Zo heeft de ThinkBook Plus een e-ink-scherm op de bovenkant waarop alleen de belangrijkste meldingen worden weergegeven. Ook kun je het gebruiken om snel notities te maken die direct worden omgezet in tekst, of om teksten te bekijken en te voorzien van opmerkingen zonder dat andere apps en vensters je afleiden. De ThinkBook Plus heeft daarnaast speciale toetsen voor het afhandelen van videogesprekken, zodat je niet naar het juiste venster hoeft te zoeken wanneer je een inkomende Skype- of Microsoft Teams-oproep wilt beantwoorden.

Daarbij is belangrijk dat de accu dusdanig veel capaciteit biedt, dat je niet constant op zoek hoeft naar een oplader. Ook moet de computer krachtig genoeg zijn om te kunnen multitasken zonder vast te lopen of traag te worden.

Het upgraden van je bestaande hardware en software zal voelen als een uitdagend en onbetaalbaar vooruitzicht nu we langzaam uit de lockdown komen. Maar als je rekening houdt met de kosten van de werkuren die je kwijt bent aan alle afleidingen en het overschakelen tussen taken, kan de investering zichzelf snel terugverdienen.

Op de landingspagina van Lenovo vind je meer informatie over hoe we je bedrijf kunnen helpen om alle tijd te benutten.

 

[2] Bron: Bijvoorbeeld: Bergman, P. (20 mei 2010). Hoe je kunt stoppen met multitasken (en waarom). Harvard Business Review, Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans en David Meyer, 2001