Qual è la differenza tra i team che collaborano in modo ottimale e quelli che, più o meno consapevolmente, potrebbero fare meglio? Questo articolo esamina approcci e strumenti necessari per una collaborazione smarter.
Nuove tecnologie e vecchia mentalità
Le tecnologie per la collaborazione hanno compiuto passi da gigante dai tempi degli ingombranti telefoni da conferenza e dei rumorosi fax. Piattaforme dedicate offrono oggi ottime funzionalità per il potenziamento della produttività, tra cui riunioni video, messaggistica diretta e condivisione di documenti in tempo reale.
Tuttavia, alcune aziende hanno ancora una mentalità da ufficio tradizionale e usano tecnologie obsolete. È quel tipo di mentalità secondo cui le prassi lavorative - quando, dove e come lavorare – hanno luogo in ufficio.
Ma la semplice replica da remoto dell'ambiente di lavoro non è la giusta strategia per affrontare il futuro.
"Adattare in modo forzato un assetto creato per un ambiente diverso fa sentire più stanchi, e ciò influisce sul rendimento di molti dipendenti, anche di talento", afferma Alexia Cambon, direttrice del reparto HR di Gartner, che poi menziona anche altre carenze in termini di prestazioni, inclusione e fedeltà all'azienda.
Nel passare ad ambienti di lavoro ibridi, dobbiamo adottare un approccio più attento alle persone che non alla semplice dotazione di strumenti ai dipendenti.
Un notebook su un tavolo da cucina può essere solo un espediente temporaneo. E un desktop nel luogo di lavoro non è più sufficiente. Vediamo insieme cosa serve per migliorare il benessere, le prestazioni e ottenere una collaborazione smarter.
Ottimizzare le riunioni
Gli studi indicano che non abbiamo mai dedicato così tanto tempo alle riunioni online. Il numero di verbali delle riunioni annuali su Zoom ha raggiunto più di 3.300 miliardi e oggi oltre 44 milioni di persone usano Microsoft Teams ogni giorno.
In quest'area, collaborare in modo smarter significa limitare il tempo da dedicare a determinate attività e creare un ambiente di lavoro personale adeguato.
Ad esempio, iniziare ogni riunione con una chiara definizione delle finalità e stabilire in modo netto una scadenza per la fine della sessione.
Significa anche usare meglio la tecnologia disponibile per il comfort e la produttività. Uno dei metodi più efficaci per contrastare la stanchezza è aggiungere un secondo monitor per non focalizzare di continuo la vista passando da una finestra all'altra.
Questo è anche un ottimo fattore di miglioramento della produttività nel caso di attività come fogli di calcolo, progetti grafici e architettonici e altri lavori dettagliati. Scegli uno schermo con tecnologia di bassa emissione di luce blu, come i monitor ThinkVision con certificazione TÜV Rheinland Eyesafe.
Anche la qualità del suono è molto importante. I notebook, i desktop e le workstation Lenovo di ultima generazione vantano caratteristiche audio avanzate, come i microfoni che offrono ricezione a 360° e prestazioni a lungo raggio fino a 4 metri. Tuttavia, se condividi il tuo spazio di lavoro con altri, la scelta più ovvia è l'uso di cuffie, destinate a essere sempre più numerose negli ambienti con assetto da ufficio.
Ottenere il massimo dalle piattaforme di collaborazione
Benché la maggior parte delle configurazioni di computer sia facilmente adattabile a piattaforme come Teams e Zoom, considera i vantaggi di una soluzione hardware dedicata.
ThinkSmart View è uno smart device personale di collaborazione, con una gestione ottimale delle attività amministrative che consumano molte risorse dei PC. Integrato al PC, consente di usare il PC per la produttività e ThinkSmart per la collaborazione e le attività amministrative. È una sorta di assistente personale per la produttività.
Come gran parte dei dispositivi moderni, ThinkSmart View è dotato di un'interfaccia touch che lo rende intuitivo e veloce da usare, con accesso a un solo tocco a videochiamate, messaggi vocali, chat, riunioni e calendari.
Le riunioni ibride sono ormai la prassi
Le aziende più moderne stanno trasformando singole sale dei loro uffici in spazi dedicati alle conferenze, per semplificare e ottimizzare le riunioni ibride.
In questi casi, la semplicità di una tecnologia come ThinkSmart Hub è la scelta ideale. Non si perde più tempo a configurare il sistema e la riunione si avvia con un solo tocco sul touchscreen Full HD.
I partecipanti possono anche mantenere una distanza di sicurezza di 2 metri, se necessario, grazie al microfono a 360° e ai potenti altoparlanti.
Una recente ricerca di Dynata indica che oggi l'investimento più desiderato dai dipendenti riguarda tecnologie migliori per le videoconferenza in ufficio, che un terzo del campione indica come priorità.
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