7 ways online meetings make remote workers more productive
 

7 modi in cui le riunioni online rendono più produttivo il lavoro da remoto

La qualità di audio, video e conference call è stata sicuramente oggetto di numerose critiche in passato e molti pensavano che gli incontri di persona fossero l'approccio migliore e più naturale. Tuttavia, come sta scoprendo Stuart Constable, le riunioni online per chi lavora da remoto possono essere migliori degli incontri reali. Se si ha a disposizione la tecnologia appropriata, le riunioni virtuali possono ottimizzare i tempi e migliorare la produttività.

"Buongiorno, piacere di conoscerti. Mi senti bene? Sì, ti sento bene. Perfetto! Come sta procedendo il progetto su cui lavori?"

Probabilmente questo piccolo dialogo ti è familiare. Molti di noi ne hanno usato diverse variazioni, ora che le conferenze e le videochiamate sono l'unico modo per incontrarci.

Quando eravamo in ufficio, questo tipo di incontri era spesso poco pratico. Forse la capacità di tenere riunioni digitali efficaci è qualcosa su cui dovevamo fare pratica, non solo in ufficio ma in tutta la società. Abbiamo già imparato come migliorare la qualità dell'audio, ottimizzare le connessioni Wi-Fi a casa e gestire i momenti in cui più persone parlano simultaneamente.

La domanda è: le riunioni sono effettivamente migliori quando si lavora da remoto? Intendo dire, sono più efficaci? Abbiamo fatto un salto in avanti nella nostra capacità di esseri umani di interagire gli uni con gli altri attraverso schermi e cuffie?

 

Ecco un elenco del tutto personale dei fenomeni che si sono verificati nel periodo in cui non è stato possibile fare riunioni di persona:

  1. Le riunioni sono più brevi perché le persone sono più concentrate: gli schermi non incoraggiano i convenevoli.
  2. Le persone prestano più attenzione: schermi e cuffie sembrano immergerci più a fondo nello spazio virtuale e siamo indotti a concentrarci anche dal fatto che l'audio degli altri non è sempre ottimale.
  3. Allo stesso modo, tuttavia, chi non è uno dei partecipanti principali può continuare ad ascoltare e a lavorare in multitasking disattivando l'audio o spegnendo il video.
  4. Le riunioni sono più rapide e produttive perché non è più necessario prenotare una sala riunioni.
  5. I punti di azione delle riunioni non si perdono tra le attività di ogni giorno, perché i feed delle chat tengono attiva la conversazione.
  6. Le riunioni casuali e superflue si riducono: o sono necessarie o non servono.
  7. È più facile lasciare una riunione: in qualche modo l'etichetta permette alle persone di disconnettersi quando la loro presenza non è più necessaria, invece di doversi alzare e uscire dalla sala.

 

Come ho detto, questa è una visione del tutto personale, ma colleghi e amici con cui ho parlato mi hanno confermato di aver vissuto le stesse esperienze.

 

Fino a oggi, una delle principali obiezioni all'idea del lavoro da remoto ha riguardato la produttività. Tuttavia, la necessità di migliorare le nostre opzioni per produrre informazioni on-demand ci ha resi anche più produttivi.

Rispetto al lavoro in ufficio, le persone ora hanno più tempo per le loro attività, perché non vengono trattenute in lunghe riunioni. Inoltre, i piani e le decisioni si possono implementare più rapidamente visto che le riunioni sono più semplici da organizzare e più efficaci.

Molte statistiche supportano queste mie considerazioni. Eccone una sola, da una ricerca di Airtasker del 2020: gli smart worker hanno lavorato in media 1,4 giorni in più ogni mese (16,8 in più in un anno) rispetto a chi è in ufficio.

Un fattore che è nettamente emerso a mio avviso è che la tecnologia deve essere all'altezza del lavoro. Secondo un report di Valoir di maggio 2020, i lavoratori stanno dedicando in media il 3% della propria giornata alla gestione di problemi tecnici di lavoro.

Io uso un notebook ThinkPad X380 Yoga e questo è un blog Lenovo, quindi sono portato a dire che si tratta di un prodotto eccezionale. Ma, onestamente, lo è davvero e se combinato con altre tecnologie, permette di raggiungere quel livello di praticità e funzionalità che può rendere le riunioni online così efficaci.

Ad esempio, un dispositivo davvero ottimizzato per le riunioni online è ThinkSmart View. Si tratta di una piccola estensione per il PC, dedicata alla comunicazione e alle attività di amministrazione di base.

Puoi svolgere chiamate audio e video tenendo lo schermo principale libero per le attività più produttive. Include funzioni smart come l'avvio con un tocco per Microsoft Teams, mentre il microfono e gli altoparlanti integrati offrono una chiarezza audio eccezionale per te e le persone con cui parli.

Non posso certo prevedere come cambierà il mondo quando gli uffici verranno riaperti. Ma non sarei sorpreso se il lavoro da remoto diventasse molto più diffuso nei prossimi anni.

Per molte aziende e i loro dipendenti i vantaggi economici sono significativi, anche solo considerando le spese di viaggio. Se, come sospetto fortemente, si riscontrerà una produttività molto migliorata, il business case sarà indiscutibile.

Ma ora: dove ho messo i biscotti?