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7 ways online meetings make remote workers more productive

Avantages des réunions virtuelles pour la productivité : la preuve par 7

Audio, web ou vidéo : peu importe le format, les conférences virtuelles ont subi le feu de la critique ces dernières années. Chacun y allait de sa théorie pour affirmer que rien ne valait une bonne vieille réunion en présentiel. Or, avec la généralisation du télétravail, on sait désormais que les réunions en ligne peuvent être plus bénéfiques que les échanges en face-à-face, nous explique Stuart Constable. Dès lors que vous disposez de la bonne technologie, les réunions virtuelles engendrent des gains de temps et de productivité.

« Bonjour ! Vous m’entendez bien ? Oui, oui je vous entends. Parfait ! Alors, comment vivez-vous cette situation ? »

Ces mots, vous les avez sûrement prononcés dans différentes variantes depuis quelque temps déjà, c’est-à-dire depuis que les audio- et visioconférences sont devenu notre seul moyen de nous réunir.

Lorsque nous étions au bureau, nous avions tendance à considérer ce genre de réunion comme une perte de temps. Peut-être avions-nous tous besoin d’un peu de pratique pour en adopter les codes, tant dans notre vie professionnelle que privée. Désormais, nous avons appris à améliorer la qualité audio, à régler notre connexion Wi-Fi à domicile et à ne pas tous parler en même temps.

D’où la question : les réunions sont-elles plus efficaces à distance qu’en présentiel ? En d’autres termes, nous autres humains aurions-nous progressé dans notre capacité à échanger les uns avec les autres via des écrans et des casques ?

 

Voici selon moi ce qui a changé depuis le début du confinement :

  1. Les réunions sont plus courtes parce que les participants sont plus concentrés – les écrans n’encouragent pas les bavardages.
  2. Les personnes sont plus attentives  les écrans et les casques favorisent l’immersion dans l’espace virtuel. On est aussi plus concentré car l’audio des autres participants n’est pas toujours de bonne qualité.
  3. Si vous n’êtes pas l’un des principaux intervenants de la réunion, vous pouvez désactiver votre micro et votre caméra pour écouter tout en faisant autre chose.
  4. Les réunions spontanées sont plus faciles à organiser car vous n’avez pas de salle à réserver.
  5. Les points d’action décidés en réunion ne tombent pas aux oubliettes car les fils de discussion permettent de poursuivre la conversation.
  6. L’effet de « réunionite » disparaît car seules les réunions réellement nécessaires ont lieu.
  7. Il est plus facile de quitter une réunion – l’étiquette permet aux participants de raccrocher si leur présence n’est plus indispensable, ce qui est beaucoup plus facile que de se lever et de sortir d’une salle.

 

Il s’agit là d’un avis purement personnel, qui semble néanmoins partagé par les collègues et amis à qui j’ai pu parler.

 

Jusqu’à présent, l’une des plus grandes réserves au sujet du télétravail était la productivité. Mais en réalité, l’élargissement des options d’accès à l’information nous rend peut-être plus productifs.

Par rapport au bureau, les collaborateurs ont désormais plus de temps pour se concentrer sur leurs tâches, débarrassés qu’ils sont de la distraction de réunions inutiles. Et comme les réunions sont plus productives et plus faciles à organiser, les plans se dessinent et les décisions se prennent encore plus rapidement.

Les chiffres ne mentent pas. D’après une étude réalisée par Airtasker en 2020, les salariés en télétravail gagnent en moyenne 1,4 jour de productivité par mois (soit 16,8 jours par an) par rapport à leurs collègues du bureau.

Ce qui m’est apparu comme une évidence pendant toute cette période, c’est que la technologie doit être à la hauteur des nouveaux enjeux. Selon un rapport de Valoir de mai 2020, les salariés passent en moyenne 3 % de leur temps à gérer des problèmes techniques.

Personnellement, j’ai un ThinkPad X380 Yoga et comme j’écris un blog pour Lenovo, je vais bien entendu vous dire que tout est bien dans le meilleur des mondes. Mais pour être tout à fait honnête, rien n’est plus vrai. Ajoutez à cela quelques autres technologies dernier cri, et vous parvenez à un niveau de fonctionnalité et de fluidité qui rend vos réunions en ligne plus efficaces que jamais.

Prenons l’exemple de ThinkSmart View, cet assistant numérique qui s’occupe pour vous de toutes les tâches de communication et d’administration de base sur votre PC. Voilà le genre d’accessoire qui peut faire toute la différence pour vos réunions.

Vous pouvez passer des appels audio et vidéo tout en laissant votre écran principal libre pour effectuer des tâches de productivité. ThinkSmart View intègre également des fonctions intelligentes comme le bouton one-touch pour lancer Microsoft Teams, ainsi qu’un micro et des haut-parleurs intégrés offrant un son cristallin, à vous comme à vos interlocuteurs.

Je ne suis pas de ceux qui se livrent allègrement au jeu des pronostics pour le monde d’après. Par contre, je ne serais pas surpris de voir le télétravail se pérenniser.

Pour nombre d’entreprises et de salariés, les avantages économiques sont considérables, même si l’on ne tient compte que des frais de déplacement. Si, comme je le pressens fortement, les gains de productivité sont également au rendez-vous, alors les arguments seront imparables.

Mais, où ai-je bien pu mettre les petits gâteaux ?