meeting madness
 

Collaboration hybride : la clé pour mettre un terme à la réunionite

Les propos hachés et quasiment inintelligibles d’un collègue, le partage d’écran qui se fige, l’esprit qui divague et qui se laisse distraire par l’écran du smartphone… qui n’a jamais connu ce genre de situation ! Chaque mois, des centaines de millions de réunions se déroulent en visioconférence. Pourtant, 47 % des participants déclarent ne jamais prendre la parole. 1.

 
Intel-logo

 

Vous pensez sans doute que le sujet des réunions à outrance et du manque d’implication des participants a été maintes fois rabâché… et vous n’avez pas tort.

Certes, Zoom, Teams et Google Meet ont radicalement changé la physionomie de nos réunions. Mais hormis les nouveaux défis techniques que cela peut engendrer, la dynamique des échanges reste plus ou moins la même.

Du moins, pour le moment.

 

Il est temps de mettre un terme à la réunionite

Le caractère futile de certaines réunions ne date pas d’hier. D’ailleurs, pour nombre d’entreprises, les plateformes collaboratives numériques n’étaient, au départ, rien de plus qu’un mal nécessaire : elles venaient remplacer les échanges en personne lorsque la distance (puis le COVID-19) n’ont pas laissé d’autre choix.

Mais en considérant les plateformes de communication et de collaboration unifiées (UC&C) comme une simple solution de remplacement, les entreprises manquent une occasion en or d’insuffler un véritable tournant culturel et technologique. Car ces outils recèlent en eux un réel potentiel pour vaincre la lassitude et placer tous les participants sur un pied d’égalité. La visio permet en effet aux talents les plus introvertis de partager leurs idées plus librement, tandis que tous les collaborateurs peuvent apporter la même contribution où qu’ils se trouvent (siège social, filiale ou domicile).

 

Une expérience à personnaliser

Lorsque vous entendez le mot « réunion », à quoi pensez-vous ? À une grande table intimidante entourée de chaises capitonnées ? C’était peut-être vrai hier, mais la symbolique a changé : aujourd’hui, l’espace de travail se résume à des visages affichés sur un écran d’ordinateur portable, de smartphone ou de salle de conférence.

L’heure est venue de s’adapter et de considérer les réunions non plus comme une obligation collective, mais comme une expérience personnalisée. Les entreprises doivent créer un environnement technologique autour de chaque individu et de ses besoins, qui l’accompagne partout et l’aide à s’impliquer comme il l’entend, à sa manière.

Mais par où commencer ?

 

L’IA à la rescousse

L’intelligence artificielle (IA) est un bon point de départ et la bonne nouvelle, c’est qu’elle est de plus en plus présente sur les plateformes de visioconférence. C’est ainsi que l’on voit émerger de nouvelles fonctionnalités IA conçues pour aider vos collaborateurs à rester concentrés en télétravail.

L’IA sait « lire la situation » pour déterminer le type de réunion à laquelle vous participez et adapter l’affichage pour attirer l’attention des participants sur les points les plus saillants. Côté fonctionnalités manuelles, vous pouvez aussi mettre en avant différents intervenants pour que chacun puisse s’exprimer tour à tour.

Pour exploiter tout le potentiel de ces fonctionnalités et combler le fossé entre la maison et le bureau, pensez aux appareils intelligents et aux kits pour salles de réunion conçus spécifiquement pour la plateforme que vous utilisez.

 

En finir avec la « Zoom fatigue »

Qui dit technologies plus intelligentes dit aussi la fin du brouillard cérébral et de la fatigue engendrés par d’interminables réunions en ligne.

D’après des chercheurs, les visioconférences sont éprouvantes pour l’utilisateur, car elles impliquent un contact visuel trop rapproché, une mobilité réduite et des difficultés à lire les signaux non verbaux.1

Pour résoudre ce problème, de nouvelles caméras pilotées par IA comme la Lenovo ThinkSmart Cam permettent, à la maison comme au bureau, de reproduire le mouvement naturel des yeux et de concentrer l’attention sur l’intervenant principal dans une grande salle. Elles offrent également un affichage très haute résolution des individus participant de chez eux pour mieux discerner leur langage corporel. En outre, grâce à la reconnaissance des tableaux blancs et au suivi des intervenants, les participants aux réunions sont libres de se déplacer, de réfléchir de leur côté ou d’aller se préparer un café, sans risquer de perdre le fil de la discussion.

 

La technologie à elle seule ne suffit pas

Certes, il est indispensable de s’équiper des bons outils, qu’il s’agisse de barres de son intelligentes pour mieux entendre les intervenants dont la voix porte moins, ou encore de nouveaux accessoires pour les télétravailleurs. Mais que se passe-t-il lorsque vos collaborateurs ne sont pas familiers de ces fonctionnalités IA ? Et que vos équipes IT ne maîtrisent pas totalement les technologies sous-jacentes ?

Les entreprises les plus en pointe sur les questions de collaboratif sont de plus en plus nombreuses à faire du CaaS, ou « Collaboration as a Service », un véritable levier de compétitivité. Ainsi, elles peuvent s’appuyer sur des experts comme Lenovo pour évaluer leurs besoins, déployer les technologies adéquates, former leurs collaborateurs, assurer la maintenance de leurs systèmes et intervenir sur site. Que vous empruntiez cette voie ou non, vous pourrez dans tous les cas opter pour des logiciels qui facilitent la gestion de la collaboration, en distanciel comme en présentiel, pour soulager vos équipes IT.

Et pour les managers qui continuent à prôner les avantages du présentiel ?

Ceux-ci trouveront une réponse dans le travail hybride, à condition d’ancrer cette pratique dans la culture d’entreprise et de mettre en place des politiques inclusives. Découvrez des conseils utiles dans notre checklist de l’équité au travail.

 

Prêt à flexibiliser vos modes de travail ?

Le travail flexible, c’est d’abord s’adapter aux attentes des utilisateurs et maintenir leur productivité. Mais c’est aussi répondre aux besoins des équipes IT en rationalisant et en simplifiant votre infrastructure. Consultez toutes nos ressources pour relever tous ces défis avec confiance.  

 

1 Mentionné dans l’article « Stanford researchers identify four cases of ‘Zoom fatigue’ and their simple fixes », Vignesh Ramachandran, Stanford News, février 2021