Smart teknik för mer produktiva möten
 

Älykkäämpää teknologiaa tuottavampiin kokouksiin

Tanskan johtava vakuutusyhtiö Topdanmark käyttää Lenovon Skype for Business- ja Microsoft Teams Room System -järjestelmien kanssa toimivaa ThinkSmart Hub 500:aa. Se on kaikenkattava älykäs toimistolaite, joka yksinkertaistaa ja tehostaa ketterän työpaikan kokouksia.

Nykyajan työkulttuuriin kuuluu eri toimistojen tiimien välinen läheinen yhteistyö, eikä vaatimattoman kokoushuoneen asemaa voi korostaa liikaa. Ihmisten ei tarvitse enää olla samassa huoneessa, jotta he voivat tavata ja tehdä yhteistyötä. Uusi kokoushuone on tuottava tila, jossa tiimit kokoontuvat ja ovat yhteydessä eri toimistoissa, kaupungeissa tai jopa aikavyöhykkeillä oleviin kollegoihin, yhteistyökumppaneihin ja asiakkaisiin. Jotta tämä olisi tehokkaampaa, kokoushuoneisiin pitää löytää oikeat teknologiset ratkaisut. Jonkin aikaa sitten Topdanmark siirtyi käyttämään Lenovon ThinkSmart Hub 500 -kokoushuonejärjestelmää osana laajempaa työpaikan ketteröittämisprosessia, ja sillä on jo ollut suuri vaikutus toimistojen työntekijöiden tuottavuuteen.

Suunniteltu muutos kohti ketterämpää työpaikkaa

Kaikki alkoi, kun Topdanmarkin henkilöstöhallinto teki sisäisen tutkimuksen, jossa arvioitiin tuottavuuden pullonkauloja yrityksen kehitystiimeissä ja selvitettiin nopeampia työskentelytapoja. Yksi tutkimuksen tärkeimmistä tuloksista liittyi verkkokokousten pitämisen tehottomuuteen. Kokoushuoneissa oli pöytäkone, jolla käyttäjät pystyivät kirjautumaan sisään tunnuksillaan ja käyttämään Skype for Business -ohjelmaa verkkoneuvotteluissa. Vaikka järjestelmä oli toimiva, sen käyttö oli aikaavievää eikä kovin saumatonta.

Työntekijät tuhlasivat noin 10–15 minuuttia arvokasta aikaa ennen kuin he saivat kokouksen käyntiin ja pääsivät tuottavaan osuuteen. Tarvittiin tehokkaampi järjestelmä. Suurin kiitos siitä, että kokoushuoneet saatiin optimoitua älykkäällä ratkaisulla, kuuluu IT-kehitystiimille.

Yritys oli käyttänyt suurimman osan viime vuodesta siirtyessään Lotus Notesista Microsoft Office 365:een ja Skype for Business Onlineen. Kun työntekijät jo valmiiksi käyttivät Microsoft-pohjaisia ohjelmia, oli oikea aika päivittää myös kokoushuonejärjestelmä. Silloin yritys sai tietää Lenovon uudesta kokoushuoneratkaisusta.

Älykkäämmät kokoushuoneet

Topdanmark on tehnyt Lenovon kanssa yhteistyötä jo pitkään, lähes 15 vuotta. Suurimmalla osalla yrityksen työntekijöistä on käytössään Lenovon kannettava tietokone. Työntekijät, jotka työskentelevät myynnin parissa, matkustavat paljon tai työskentelevät etänä, käyttävät ThinkPad T580:tä. Muilla työntekijöillä on käytössään ThinkPad T470. Kokoushuoneissa ja niiden ulkopuolella on myös käytössä monta ThinkCentre M910q -pöytäkonetta.

Topdanmark sai kuulla ThinkSmart Hub 500:sta ensimmäistä kertaa, kun se piti Lenovon kanssa yhtä tietokonepäivityksiä koskevista kokouksista. “Ei kestänyt kauaa ennen kuin ymmärsimme, että ThinkSmart Hub 500 oli juuri se laite, jonka halusimme kokoushuoneisiimme”, sanoo Morten Hatting, IT-arkkitehtuuri- ja operaatiotiimin IT-PC-kehittäjä. Laite sopi täydellisesti kaikkiin niihin vaatimuksiin ja odotuksiin, joita yrityksellä oli älykkäälle kokoushuoneratkaisulle, ja sen hinta sopi budjettiin.

Ei kestänyt kauaa ennen kuin ymmärsimme, että ThinkSmart Hub 500 oli juuri se laite, jonka halusimme kokoushuoneisiimme.

Morten Hatting
Morten Hatting
IT-arkkitehtuuri- ja operaatiotiimin IT-PC-kehittäjä

Parempaa yhteistyötä, tehostettua tehokkuutta

Tähän mennessä yritys on ottanut ThinkSmart Hub 500:n käyttöön 20 kokoushuoneessa, mutta jouluun mennessä se saattaa olla käytössä jo jopa 50 kokoushuoneessa. Aluksi otettiin käyttöön viisi laitetta projektissa, jossa tarvittiin kiireellisesti Skype-palveluja. Kun uusi laite otetaan käyttöön, siitä luodaan yleensä näköistiedosto, jonka avulla sitä voi hallita etänä. Tällä kertaa tämä vaihe ohitettiin. Viisi laitetta otettiin käyttöön suoraan pakkauksesta.

Iso osa Topdanmarkin työntekijöistä käytti virtuaalikonetta, joten yritys halusi kokoushuoneen toimivan niin, että työntekijät pystyisivät kannettavalla tietokoneella yhdistämisen lisäksi myös luomaan yhteyden virtuaalisen ympäristön kautta. Tämä onnistui liittämällä HDMI-kaapeli kytkentärasian kautta, mikä antoi työntekijöille mahdollisuuden valita näiden kahden ympäristön välillä.

"ThinkSmart Hub 500 oli niin helppo ratkaisu ottaa käyttöön ja käyttää, että etenimme nopeasti ja jäimme odottamaan käyttäjien reaktioita. Saimme alusta lähtien positiivista palautetta”, selittää Morten.

Lopulta Topdanmarkin IT-tiimi otti yhteyttä Lenovoon, mutta koska järjestelmä on suunniteltu intuitiiviseksi, tukea tarvittiin hyvin vähän. Myöskään työntekijät eivät tarvinneet erityistä koulutusta. Heille annetaan käyttöopas aina, kun he varaavat huoneen, ja se tuntuu riittävän. Oikeastaan sekä Topdanmarkin nuoret että kokeneemmatkin työntekijät kokivat uuteen järjestelmään sopeutumisen olevan helppoa ja saumatonta.

Tällä hetkellä Topdanmark käyttää Skype for Business Onlinea, mutta pian se siirtyy käyttämään Microsoft Teams Roomsia. ThinkSmart Hub 500 toimii saumattomasti molemmilla alustoilla. Vaikka on vielä aikaista saada tietoja ThinkSmart Hub 500:aan siirtymisen tehokkuuseduista, onnistumisen todistaa se, että kaikki tällä laitteella varustetut kokoustilat on melkein aina täysin varattu yrityksen työaikoina, kun työskennellään yhdessä Manilan toimiston kanssa. Työntekijät, jotka käyttävät ThinkSmart Hub 500:aa vailla olevia huoneita, pyytävät, että se otettaisiin käyttöön myös näissä huoneissa.

Myös IT-tiimi on hyötynyt muutoksesta. “Kokoushuoneissa on nykyään vähemmän teknisiä ongelmia, joten IT-tiimin ei tarvitse käyttää aikaa ongelmanratkaisuun, vaan se voi keskittyä strategisiin tehtäviin", sanoo Morten.

Kohti tulevaisuutta

Tähän saakka Morten on ollut tyytyväinen tuloksiin. Kokousten laatu on parantunut – kokoukset alkavat nykyään ajoissa, ja sekä saapuva että lähtevän äänen laatu on huomattavasti parempi suurissakin kokoushuoneissa.

Tiimi odottaa innokkaasti ThinkSmart Hub 500 -laitteen käyttöönottoa muissakin kokoushuoneissa. Mitä useampi työntekijä käyttää tätä älykästä teknologiaa kokouksissa, sitä parempaa yhteistyötä, vahvempaa tiimityötä ja positiivisempia tuloksia Topdanmark voi odottaa tulevaisuudessa.

Click here to access PDF version

 

5 Reasons