¿Cuál es la diferencia entre los equipos que dan lo mejor de sí en grupo y los que, tanto si lo saben como si no, podrían colaborar de un modo más eficaz? En este artículo, analizamos las actitudes y herramientas necesarias para una colaboración más inteligente.
Las nuevas tecnologías obligan a desterrar las viejas ideas
Las tecnologías de colaboración han recorrido un largo camino desde la época en que usábamos incómodos teléfonos de conferencia y nos molestaba el pitido de los faxes. Hoy en día, existen plataformas especializadas que, gracias a sus funciones de videoconferencia, mensajería directa o intercambio de documentos en tiempo real, mejoran muchísimo la productividad.
Sin embargo, algunas empresas siguen pensando que la oficina es tan importante como en tiempos de esas tecnologías anticuadas y que nuestras prácticas laborales —cuándo, dónde y cómo trabajamos— deben girar en torno a ella.
Pero limitarse a reproducir el lugar de trabajo de forma remota es un error.
«Encajar a la fuerza un diseño creado para un entorno diferente provoca agotamiento y empeora los resultados del personal de muchas maneras», explica Alexia Cambon, directora de RR. HH. de Gartner, antes de citar efectos negativos como la disminución del rendimiento, la inclusión y la fidelidad a la empresa.
La transición a los entornos de trabajo híbridos nos obliga a adoptar un enfoque más centrado en las personas que dote a los empleados de los recursos que necesitan.
Trabajar con un portátil en la mesa de la cocina nunca ha pasado de ser una solución temporal. Y, ahora mismo, tener un sistema de sobremesa en la oficina tampoco es suficiente. Veamos qué se necesita para que los empleados se sientan mejor, rindan más y colaboren de forma más inteligente.
Asegúrate de que las reuniones sean productivas
Según los estudios, dedicamos más tiempo que nunca a las reuniones virtuales. El número de actas de reuniones anuales por Zoom ha superado los 3,3 billones y más de 44 millones de personas usan Microsoft Teams a diario.
Para colaborar de un modo más inteligente, es importante que se respete el tiempo de cada empleado y que todo el mundo tenga un espacio de trabajo adecuado.
Antes de cada reunión, deberá estar claro qué se quiere lograr y cuándo terminará la sesión.
También habrá que aprovechar al máximo la tecnología disponible para que las reuniones sean más agradables y productivas. Una de las formas más eficaces de combatir el cansancio es añadir un segundo monitor para no tener que pasar de una ventana a otra y reenfocar constantemente la vista.
También está demostrado que tener varios monitores aumenta la productividad cuando se trabaja con hojas de cálculo y planos arquitectónicos o cuando se hacen tareas de diseño gráfico u otros trabajos detallados. Es recomendable, por tanto, elegir pantallas con tecnología que reduzca la exposición a la luz azul, como los monitores ThinkVision con la certificación Eyesafe de TÜV Rheinland.
La calidad del sonido también es muy importante. Los últimos portátiles, sistemas de sobremesa y estaciones de trabajo de Lenovo tienen mejores funciones de audio, con micrófonos que hacen posible una recepción de 360 grados y un alcance de 4 metros. Sin embargo, para quienes trabajan con más gente alrededor, es evidente que los auriculares son la mejor opción, por lo que en las oficinas cada vez habrá más.
Aprovecha al máximo las plataformas de colaboración
Estén como estén configurados, la mayoría de los equipos se adaptan fácilmente a plataformas como Teams y Zoom, pero conviene considerar las ventajas de contar con hardware específico.
ThinkSmart View, un dispositivo colaborativo inteligente para uso personal, se ocupa de las tareas administrativas que malgastan los recursos del ordenador. Guíate por la máxima «Divide y vencerás»: reserva el ordenador para tareas exigentes y usa el ThinkSmart View para las administrativas y para colaborar, como si fuera tu asistente personal de productividad.
Como la mayoría de los dispositivos modernos, el ThinkSmart View tiene una interfaz de pantalla táctil que permite utilizar de manera rápida e intuitiva todas sus funciones. Así, podrás acceder con un toque a las videollamadas, el buzón de voz, los chats, las reuniones y los calendarios.
Las reuniones híbridas se están generalizando
Para facilitar las reuniones híbridas, las empresas más innovadoras también están transformando algunas salas de oficina en espacios dedicados a conferencias.
En estos casos, es importante elegir tecnologías sencillas como ThinkSmart Hub, que ahorran tiempo porque no hay nada que configurar. Las reuniones se inician con un toque desde la pantalla táctil Full HD.
Si es necesario, los participantes incluso pueden mantener una distancia de seguridad de 2 metros, gracias a un micrófono con sonido envolvente de 360 grados y a la potencia de los altavoces.
Según una investigación realizada hace poco por Dynata, las inversiones que más desean los empleados (consideradas como prioritarias por un tercio de los encuestados) son aquellas destinadas a mejorar las tecnologías para videoconferencias en la oficina.
¿Te gustaría saber más?
Visita nuestra página ThinkSmart para descubrir las claves de una colaboración más inteligente y los dispositivos que la hacen posible.
