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Wie neue IM-Tools die Unternehmenskommunikation verändern

Wenn Sie vor 25 Jahren einen Kollegen etwas fragen wollten, mussten Sie aufstehen und ihn in seinem Büro aufsuchen.

Die moderne Technologie hat die Kommunikation in den Unternehmen derart verändert, dass die Mitarbeiter nun nicht mal ihren Schreibtisch verlassen müssen. Stattdessen stehen ihnen heute diverse technische Werkzeuge zur Verfügung, darunter z. B. „Instant Messaging“ (IM). Schauen wir uns an, wie diese Tools die Unternehmenskommunikation verändern.

Jüngsten Studien zufolge ziehen Menschen unter 35 Instant Messaging der E-Mail-Korrespondenz vor. Dabei ist Instant Messaging gar nicht so neu. Tatsächlich war dies eine Funktion, mit der sich die meisten Menschen schon bei ihren ersten Ausflügen in die digitale Welt (z. B. bei AOL) vertraut machten. Recht neu ist aber die Idee, IM in die Unternehmenskommunikation einzuführen. Also so was wie „Instant Messaging für Unternehmen“.

Eine Herausforderung

Einer der Gründe, warum IM-Systeme zuvor nie wirklich Eingang in die Unternehmenswelt gefunden haben, ist die mangelnde Sicherheit und fehlende Nachverfolgbarkeit. Viele Jahre lang versuchten amerikanische Unternehmen, Systemen für den permanenten Kontakt wie IM den Riegel vorzuschieben. Es war ganz einfach kein zuverlässiges Kommunikationsmittel.

Allerdings wollten die Mitarbeiter vieler Unternehmen nicht auf eine effizientere Kommunikation verzichten. Also luden sie ihre eigenen IM-Apps herunter (die alle eher für die private Nutzung entwickelt wurden).

Da Instant Messaging inzwischen zu einem gängigen Tool für die Kommunikation geworden ist, suchen die Unternehmen nach Möglichkeiten, es in verschiedensten Bereichen einzusetzen. Um die interne und externe Kommunikation zu verbessern, haben die Unternehmen versucht, die Software anzupassen, damit sie zu einem wirklich geeigneten geschäftlichen Kommunikationskanal wird.

Enterprise Instant Messaging

Nun, da die Unternehmen erkannt haben, wie wichtig ein Kommunikationskanal wie Instant Messaging ist, entwickeln sie neue Tools, um die Software mit Funktionen für die Nachverfolgbarkeit unter eigener Marke zu revolutionieren. Diese Technologie, weithin bekannt als EIM (Enterprise Instant Messaging), revolutioniert die Unternehmenskommunikation in folgender Hinsicht:

  • Vereinfachte Richtlinien für die Datenaufbewahrung: Für einige Unternehmen (vor allem im Gesundheits- und Finanzsektor) gelten strenge Richtlinien in Bezug auf die Aufbewahrung von Unterlagen. Neuentwicklungen bei EIM-Software vereinfachen die Einhaltung von Vorschriften. Änderungen bezüglich der Archivierung und des Nachrichtenaufrufs ermöglichen es den Unternehmen in diesen Branchen, die Herausforderungen einer verbraucherorientierten Plattform wie Instant Messaging erfolgreich anzugehen.
  • Sichere Datei- und Datenfreigabe: Die größten Bedenken bei der Anpassung von IM-Programmen betreffen das Thema Sicherheit. Unternehmenstaugliche Plattformen setzen ein hohes Maß an Verschlüsselung voraus, damit Instant Messaging auch für geheimste Mitteilungen geeignet ist. Nun können Manager unbesorgt sein, wenn sensible Daten über einen IM-Kanal übermittelt werden.
  • Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation: Es ist kein Geheimnis, dass Text- und Sofortnachrichten die einfachste Art moderner Kommunikation sind. In der digitalen Welt von heute betreiben viele Unternehmen entfernte Standorte und Außenstellen. Folglich ist diese Form der spontanen Kommunikation für den Erfolg dieser Unternehmen geradezu unverzichtbar.

Manchmal wird Menschen Technologie aufgezwungen, im Falle von IM ist es jedoch so, dass die Menschen die Unternehmen zwingen, diese Technologie einzuführen. Die Unternehmen werden vom Enterprise Instant Messaging stark profitieren, sofern die übertragenen Informationen geschützt und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die Einführung einer effizienteren Art der Kommunikation, die bei Ihren Mitarbeitern auf hohe Akzeptanz stößt, kann für den Unternehmenserfolg nur von Vorteil sein.

Sieben IM-Services für kleine Unternehmen

Für kleine Unternehmen gibt es beim Instant Messaging mehrere Optionen. Welche die beste ist, hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Zum Beispiel:

Grundlegende Chatfunktionen
Zur Gewährleistung einer schnellen Projektkommunikation setzen viele kleine Unternehmen auf einfache Plattformen wie Skype oder Zoom. Die Nachrichten lassen sich hier schneller als E-Mails übermitteln und es kann per Text, Sprache oder Video gechattet werden.

Teamkommunikation und Dateifreigabe​
Wenn Sie mit mehreren Teammitgliedern kommunizieren und Projektdateien gemeinsam nutzen müssen, kommen beispielsweise HipChatSlack und Campfire infrage. Bei diesen Systemen können Sie Chaträume einrichten, um sicherzustellen, dass die Unterhaltungen organisiert ablaufen und nur Befugte Zugriff darauf erhalten.

Projektmanagement
Wenn Sie nicht nur chatten und Dateien austauschen, sondern auch Projekte und Aufgaben nachverfolgen möchten, können Sie die Messaging-Optionen nutzen, die sich in vielen Projektmanagementanwendungen finden. Zum Beispiel ermöglichen Basecamp und Asana eine Kommunikation innerhalb von Aufgaben. Sie müssen einfach nur „@“ und dann den gewünschten Benutzernamen eingeben und die Zielperson erhält eine E-Mail-Mitteilung über die Chatnachricht. Sie können diese Chats in projektspezifischen Bereichen (anstatt in E-Mail- oder einfachen Chatprogrammen) organisieren, sodass Ihr Team den Überblick über die gesamte Projektkommunikation behält und alle Projektdateien an einem zentralen Ort abgelegt sind.