Where does the time go? How to find extra hours in the day with technology
 

Schon wieder so spät? Wie Technologie mehrere Stunden am Tag freisetzt

Wir alle haben das schon erlebt: Man sieht vom Schreibtisch auf und plötzlich ist der Tag schon halb vergangen – ohne dass man wirklich etwas geschafft hat. Trotz des technologischen Fortschritts ist es in der modernen Arbeitswelt oft überraschend schwierig, alles zu erledigen – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Woran liegt das? Im Büro gibt es natürlich jede Menge kleine Ablenkungen – von der Kaffeemaschine bis hin zu Gesprächen mit Kollegen –, aber auch im Homeoffice haben viele von uns das Gefühl, dass wir nicht so viel schaffen, wie wir gehofft hatten. Das liegt offenbar daran, wie wir unsere täglichen Aufgaben abarbeiten – und wie wir von einer Aufgabe zur nächsten übergehen.

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Die Verwendung produktivitätssteigernder Tools führt meist dazu, dass Jeder mehr Aufgaben zu erledigen hat. Insbesondere in kleinen Unternehmen bekleiden die meisten Mitarbeiter ohnehin mehrere Rollen – mit je einer Aufgabenliste. Infolgedessen ist Multitasking für viele unvermeidbar, wenn alles pünktlich erledigt werden soll.

Dieser Trend zum Multitasking kann jedoch kontraproduktiv sein. Eine kürzlich durchgeführte Studie hat gezeigt, dass ein Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten durchschnittlich 23 Minuten dauert – und das wir in dieser Zeit gewöhnlich mindestens zwei andere Dinge tun.[1] Insgesamt könnten einigen Meinungen zufolge pro Mitarbeiter und Tag mehr als 2 Stunden allein durch den Wechsel zwischen Aufgaben verloren gehen.[2] Kein Wunder, dass wir uns so oft fragen, wo denn nur der Vormittag geblieben ist!

Letztendlich bedeutet das natürlich, dass wir länger und härter arbeiten müssen, um trotz der vielen Ablenkungen alles zu schaffen. Andere Studien haben gezeigt, dass 51 % der Kleinunternehmer keine Zeit für sich selbst haben[3] und 28 % der Arbeitnehmer sich bei der Arbeit häufig erschöpft und gestresst fühlen.[4]

KMU sollten also prüfen, wie sie die beim Wechsel zwischen Tätigkeiten verlorene Zeit reduzieren können. Dadurch hätten dann alle mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit und das sollte wiederum das Gefühl des Burnout verringern, die Produktivität steigern und allen Mitarbeitern mehr Zeit für sich selbst geben. Es gibt einige Verhaltensweisen, die jeder selbst ausprobieren kann – beispielsweise die bewusste Entscheidung, nur zu festgelegten Zeiten zwischen Aufgaben zu wechseln, um produktiv zu bleiben, oder das Schließen des E-Mail-Clients während der Arbeit an einer Aufgabe, um die Wahrscheinlichkeit einer Ablenkung zu verringern. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns jedoch darauf, wie die richtige Technologie KMU dabei helfen kann, die Arbeitszeit effektiver zu nutzen.

Derzeit ist es leider so, dass Technologie entweder neue Ablenkungen in unseren Arbeitstag bringt oder bestehende verschärft. Die E-Mail-Benachrichtigungen, die von der aktuellen Aufgabe ablenken; die Schwierigkeiten beim Einwählen in eine Videokonferenz; der PC, der immer dann besonders langsam lädt, wenn Sie ein Meeting oder eine dringende Aufgabe beginnen müssen – die meisten werden all das nur zu gut kennen.

Tatsächlich nannten 38 % der Teilnehmer einer aktuellen RescueTime-Umfrage Technologieprobleme wie lange Ladezeiten, veraltete Systeme oder Geräteabstürze als wichtigste Ursache von Ablenkungen – und meist ziehen diese dann auch noch zusätzliche Aufgaben wie Telefongespräche mit dem technischen Support nach sich.[5] Deshalb kann ein einfaches Upgrade auf moderne, aktuelle Geräte wie das Lenovo ThinkBook Plus einen echten Beitrag zur Reduzierung von Ablenkungen und Aufgabenwechseln in Ihrem Unternehmen leisten.

Eine Neuorganisation Ihres technischen Supports kann ebenfalls Zeit sparen. Mit Supportangeboten wie dem Lenovo Premier Support, der von hochqualifizierten, mit Ihrem Unternehmen und Ihren Geräten vertrauten Fachleuten bereitgestellt wird, verbringen Sie in der Regel weniger Zeit am Telefon und mehr Zeit mit produktiver Arbeit.

Auch die Technologie, die Sie und Ihre Mitarbeiter nutzen, kann die Anzahl der täglichen Ablenkungen beeinflussen. Das Lenovo ThinkBook Plus verfügt beispielsweise über ein E-Ink-Display auf dem Deckel, das nur die wichtigsten Benachrichtigungen anzeigt. Dieses Display kann auch als digitales Notizbuch verwendet werden. Ihre Notizen werden sofort in Text konvertiert und können überarbeitet und mit Kommentaren versehen werden, ohne dass Sie durch andere Apps und Fenster abgelenkt werden. Es bietet außerdem spezielle Tasten für Videoanrufe, damit Sie nicht nach dem richtigen Fenster suchen müssen, um einen eingehenden Skype- oder Microsoft Teams-Anruf anzunehmen.

Auch die Leistung sollte bei der Technologieauswahl berücksichtigt werden – sowohl die Akkuleistung, um sicherzustellen, dass Sie keine Zeit mit der Suche nach einem Ladegerät verschwenden, als auch die Prozessorleistung, um mehrere Aufgaben ohne Abstürze oder lange Ladezeiten zu erledigen.

Der Gedanke an eine Aufrüstung Ihrer vorhandenen Geräte und Software könnte entmutigend sein – und äußerst kostspielig erscheinen, während Europa gerade einen Neuanfang nach dem Lockdown versucht. Doch wenn Sie den Preis der Arbeitsstunden mit einrechnen, die Sie zurückgewinnen, wenn Ihre Mitarbeiter weniger Zeit durch Aufgabenwechsel und Ablenkungen verlieren, zahlt die Investition sich möglicherweise schon in kurzer Zeit aus.

Auf unserer Landingpage erfahren Sie mehr darüber, wie Ihr Unternehmen mit Lenovo Zeit sparen kann.

 

[2] Quelle: Zum Beispiel: Bergman, P. (20. Mai 2010). How (and why) to stop multitasking. Harvard Business Review, Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans und David Meyer, 2001