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Könnte das Arbeiten im Home-Office dauerhafte Vorteile bringen?

Man sagt ja, Not mache erfinderisch. Und so sind kleine und mittlere Unternehmen auf der ganzen Welt gerade dabei, ihre Arbeitsmethoden an beispiellose Veränderungen anzupassen. Aber was brauchen sie, um unter neuen Bedingungen zu überleben – und erfolgreich zu sein? Wird sich die Arbeitswelt dauerhaft verändern? Und ist es möglich, Anpassungen im laufenden Betrieb zur Grundlage für ein widerstandsfähigeres Geschäft zu machen?

In einer von Lenovo Anfang März durchgeführten Umfrage meinten 88 % der Mitarbeiter großer Unternehmen, dass sie – sollte es denn notwendig sein – bereit wären, vollständig remote zu arbeiten. 95 % dieser großen Unternehmen hatten bereits entsprechende Schritte unternommen, um sich auf Fernarbeit vorzubereiten – mit einer Kombination aus zusätzlicher Technologie, Kommunikationssoftware und Schulungsmaterial.

Kleine und mittlere Betriebe verfügen jedoch nicht immer über die gleichen Ressourcen für eine solche Vorbereitung. Und selbst solide Richtlinien für die Fernarbeit müssen ggf. überarbeitet werden, wenn ein ganzes Unternehmen von heute auf morgen virtuell wird.

 

Fernarbeit als Modell der Zukunft?

Es ist eine Sache, jede Woche ein paar Tage von zu Hause aus zu arbeiten, und tatsächlich sagen 63 % der Mitarbeiter, dass sie im Home-Office genauso produktiv – wenn nicht sogar produktiver – sind. Dies kann teilweise auf die Art und Weise zurückzuführen sein, wie sie ihre Zeit organisieren. So erledigen viele Mitarbeiter Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, gerne von zu Hause, während teamorientierte Aufgaben vor Ort bearbeitet werden. Was ändert sich also, wenn alle remote arbeiten?

 

Vier Möglichkeiten, die Produktivität in einer Welt der Fernarbeit aufrechtzuerhalten

Loslassen, was man nicht kontrollieren kann ...

Von den Mitarbeitern, die meinten, zu Hause weniger produktiv zu sein, gaben 42 % Ablenkungen durch Fernsehen und Telefongespräche als Problem an. Und 32 % gaben zu, Schwierigkeiten bei der Trennung von Beruf und Familie zu haben.

Die Schlussfolgerung: Es ist nicht möglich, alle Ablenkungen komplett zu beseitigen. Es sollte aber sichergestellt werden, dass Mitarbeiter etwaige Ablenkungen ausblenden können. So helfen komfortable und leichte Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, wie der Lenovo ThinkPad X1 ANC, den Mitarbeitern dabei, den ganzen Tag konzentriert zu arbeiten.

 

… und sich auf das konzentrieren, was man kann.

Untersuchungen legen nahe, dass die richtigen Signale aus unserer Umgebung unser Gehirn in einen fokussierteren Zustand versetzen können. Was wäre also, wenn wir das Ganze weniger als Fernarbeit, sondern vielmehr als „individuelle Büros“ verstehen würden?

Dazu muss natürlich sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter mit den gleichen Gerätschaften wie z. B. Bildschirmen, Bluetooth-Tastaturen und -Headsets ausgestattet sind wie im Büro. Und Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, eine büroähnliche Umgebung zu schaffen, die ihnen die richtigen Impulse für ihre Produktivität gibt. Dabei sollte die gesamte Ausstattung, vom Schreibtischstuhl bis hin zum Büromaterial, berücksichtigt werden.

Einige Mitarbeiter vermissen ihre gewohnte Schreibtischumgebung, andere den mittäglichen Spaziergang zur Kantine. Es könnte also ratsam sein, hier in mehr Flexibilität zu investieren. Mit dem ThinkPad X1 Tablet können Mitarbeiter beispielsweise zwischen Tablet- und Notebookmodus wechseln. Und in einer papierlosen Remotewelt erleichtert der ThinkPen Pro die Unterzeichnung von Dokumenten und die Bearbeitung von Zeichnungen.

 

Die Nachteile der Fernarbeit beseitigen …

Um kreative Lösungen zu entwickeln, die die Unternehmen voranbringen, müssen die Mitarbeiter eine Möglichkeit haben, ihre Ideen auszutauschen. Konferenzschaltungen oder Videogespräche können jedoch im Vergleich zu persönlichen Gesprächen aufgesetzt wirken und auch recht zeitaufwändig sein.

Eine Möglichkeit besteht darin, Mitarbeitern Zugang zu einer spontanen Hi-Fi-Zusammenarbeit mit Zubehör wie dem neuen Lenovo SmartView zu ermöglichen. Jeder sitzt dabei an seinem Notebook, kann mit nur einem Tastendruck an Gesprächen teilnehmen und in vollem Tempo weiterarbeiten (ohne das Notebook überzubeanspruchen). Virtuelle Laserzeiger können die Kommunikation ebenfalls beschleunigen und mit Zubehör wie der Lenovo ThinkPad X1 Präsentationsmaus haben Mitarbeiter jederzeit einen zur Hand.

 

… und ihre Stärken aktiv nutzen.

Viele der Mitarbeiter, die bereits routinemäßig im Home-Office arbeiten, schätzen die Entlastung durch den Wegfall ständiger Besprechungen und Nachfragen. Wenn jedoch das ganze Unternehmen online geht, kann ein gewisser Druck entstehen, jederzeit und möglichst schnell reagieren zu müssen.

Wichtig ist hier, Prozesse und Richtlinien umzusetzen, die konzentriertes Arbeiten schützen. Lassen Sie die Mitarbeiter also ihre Woche selbst einteilen und die Zusammenarbeit festigen. Oder erstellen Sie Vorgaben dazu, wann und wie Mitarbeiter eine kleine Auszeit für Aufgaben erhalten, die absolute Ruhe erfordern. 

 

Auf das Unerwartete vorbereitet sein

Mobiles Arbeiten wird uns auch künftig begleiten. Tatsächlich glauben 77 % der befragten Mitarbeiter, dass diese Umbruchphase Unternehmen in Zukunft offener für flexibles Arbeiten machen wird. Deshalb ist es doppelt wichtig, während dieser Phase des Wandels alles richtig zu machen – nicht nur, um zu überleben, sondern um ein Unternehmen aufzubauen, das für eine neue Arbeitswelt gerüstet ist.

Marktforschungen zufolge werden die richtigen Investitionen in unsicheren Zeiten auch den künftigen Normalbetrieb verbessern. Durch die Einrichtung eines „individuellen Büros“ können Mitarbeiter sowohl remote als auch vor Ort besser arbeiten. Hochwertige Kopfhörer, Lasermauszeiger, Konferenzlösungen und sorgfältig durchdachte Richtlinien ermöglichen es den Mitarbeitern, das Beste an der Fernarbeit und die Vorteile des mobilen Arbeitens im Büro zu nutzen. Auf jeden Fall gewinnt Ihr Unternehmen dadurch an Agilität – unter allen Umständen.