O que fazer e não fazer em videoconferências de trabalho
 

O que fazer e não fazer em videoconferências de trabalho

As reuniões presenciais foram substituídas pelas videoconferências durante o isolamento social. As chamadas de vídeo se tornaram parte do cotidiano de quem trabalha em home office.

Um relatório de Abril deste ano da Microsoft relatou um recorde de 2,7 bilhões de minutos de reuniões em um dia, apenas na plataforma Microsoft Teams. Desde então, este número cresceu para 4,1 bilhões de minutos de reuniões diárias. 

Independente da plataforma sendo utilizada, é bom alinhar o comportamento dos colaboradores para evitar algumas atitudes inapropriadas no ambiente virtual. As videoconferências devem ser tratadas como uma extensão do trabalho.

 

Cuidados a serem tomados durante videoconferências

Atente-se ao seu microfone - é sempre bom fechar o microfone sempre que não estiver falando, tanto para não permitir que sons aleatórios do seu ambiente atrapalhem a reunião, como evitar que algo seja dito erroneamente.

Cuidado com a câmera - Jamais se esqueça que, mesmo que esteja sozinho no ambiente físico, você não está sozinho no virtual. Você pode estar sendo observado mesmo que não seja a pessoa com a palavra no momento. Portanto, fique atento a sua postura, vestimentas e evite comer, coçar o nariz ou outras ações que podem causar constrangimento.

Escolha sabiamente o fundo da reunião - Preste atenção ao que aparece no fundo da sua reunião, seja seu escritório ou outro cômodo da casa. Se optar por usar fundos virtuais, escolha algo condizente com a reunião. Se não, evite que apareça alguma desorganização, objetos pessoais ou qualquer distração no vídeo.

Peça colaboração aos que moram com você - Quando a reunião começar, não se esqueça de combinar com as pessoas que moram com você para que evitem fazer barulho e não apareçam no cômodo que você está. Para quem tem crianças, esse pode ser um desafio extra, mas é bom fazer o possível para que a reunião não seja atrapalhada.

Saiba usar a ferramenta - Embora sejam simples de usar, é bom garantir que você entende todos os botões e funcionalidades da ferramenta de videoconferência que está usando. Dúvidas em relação a algum botão? Pesquise ou pergunte um colega. Se preciso, teste antes da reunião.

Confira os participantes da reunião - Convide apenas as pessoas que precisam estar presentes e fique atento para não acontecer de ter alguém desnecessário ou até mesmo um penetra.

 

Etiqueta durante videoconferências

Fale um de cada vez - Assim como em uma reunião presencial, deixe quem está falando terminar o assunto antes de comecer a falar. Use o chat ou faça um sinal com as mãos para deixar claro que gostaria de ter a palavra em seguida. Pode acontecer de duas pessoas começarem a falar simultaneamente por conta de atrasos da conexão. Nesse caso, uma delas pode pedir desculpas e esperar a vez. Jamais interrompa um colega falando. 

Vista-se apropriadamente - Mesmo que você não precise sair de casa para participar de uma videoconferência, escolha sua vestimenta de acordo com a situação. Muitos arriscam se arrumar apenas da cintura para cima, mas podem se esquecer e acabarem se levantando durante a reunião, causando constrangimento. Portanto, é melhor se portar e vestir como se estivesse em uma reunião presencial.

Apresente os integrantes da reunião - Para criar um ambiente acolhedor e mais semelhante ao de uma reunião presencial, apresente resumidamente a equipe ou deixe que cada um se apresente. 

Peça permissão para gravar a reunião - Antes de começar a gravar uma reunião, pergunte a todos os participantes se concordam com isso.

Seja pontual - As mesmas regras de reuniões presenciais são válidas para as reuniões virtuais, assim como a questão do horário. Comece e termine na hora que foi agendado.

Mostre-se comprometido - Durante a reunião, olhe para a câmera e demonstre estar prestando atenção, fazendo sinais com a cabeça ou mãos. Evite atividades paralelas, como comer, atender o telefone, entre outros. Se precisar fazer alguma ação, como espirrar ou ir ao banheiro, desligue a câmera temporariamente.

Mantenha o foco - É muito fácil desviar do assunto principal com muitas pessoas presentes e ainda mais quando todos participantes estão em casa. Mas é responsabilidade do condutor da reunião manter o foco durante a videoconferência.

 

Gestão de Equipes Remotas

Os gestores de equipes podem aproveitar as videoconferências para integrar a equipe e incentivar a socialização, o que torna o trabalho remoto um pouco mais semelhante ao presencial.

Além disso, deve-se tomar cuidado com o número de reuniões online durante o dia. Embora elas sejam importantes para alinhar objetivos e aproximar a equipe, muitos encontros virtuais podem atrapalhar o rendimento do trabalho.

 

Use a tecnologia a favor das videoconferências

Para garantir reuniões mais eficientes e produtivas, usar equipamentos confiáveis e resistentes é essencial. Pensando em praticidade e desempenho, a Lenovo desenvolveu a linha ThinkSmart.

O ThinkSmart Hub 500 veio para garantir uma comunicação mais assertiva e reuniões mais produtivas. Ele pode ser dimensionável para todos os tamanhos de salas, conecta em diversas plataformas e tem um design com finalidade específica para reuniões, além da incrível qualidade de áudio. 

Esperamos que as dicas sejam úteis para fazer suas reuniões mais eficientes e livres de inconvenientes. Obrigado pela leitura e até mais.

Eficiência no local de trabalho