Guia de como otimizar os setor de compras da sua empresa

Guia de como otimizar o setor de compras da sua empresa

 

Por ser responsável pela aquisição de produtos, matérias-primas e serviços, o setor de compras pode acabar se perdendo em meio a uma extensa lista de contratos, renovações e outros documentos, levando até a prejuízos.

Por esse motivo, a área tem sido encarada de uma forma mais estratégica pelas organizações, uma vez que seus resultados impactam diretamente a redução de custos. Dessa forma é essencial otimizar os processos de compras.

Neste artigo, você vai conhecer as melhores práticas do setor. Entenda a importância de ganhar mais eficiência nas operações e como isso pode ser alcançado!

Quais são as obrigações e demandas do setor de compras?

O setor de compras é a área responsável por adquirir insumos, mercadorias e serviços. Para isso, ele faz a cotação dos melhores preços e fornecedores, avalia as necessidades da empresa, formula contratos que sejam vantajosos para o negócio e visa reduzir custos sem abrir mão da qualidade.

Podemos resumir as atividades do setor de compras em quatro objetivos principais:

  • adquirir mercadorias e serviços na qualidade e na quantidade que o negócio precisa;

  • comprar mercadorias e contratar serviços com o menor custo;

  • garantir os melhores serviços e que sejam entregues prontamente;

  • criar e manter um bom relacionamento com fornecedores.

Para atingir esses objetivos, é necessário:

  • definir critérios e especificações para cada compra: nível de qualidade, volume de compras, prazos de entrega etc.;

  • selecionar fornecedores com base em critérios padronizados;

  • negociar as condições da compra os termos do contrato;

  • gerenciar pedidos de compra.

A importância da otimização do setor de compras?

Otimizar significa tirar o melhor proveito possível ou atingir o maior nível de eficiência das operações. O resultado são ações mais precisas que garantem diversas vantagens aos negócios:

  • os custos ficam mais reduzidos, uma vez que a empresa adquire exatamente o que precisa, sem desperdícios;

  • a empresa ganha tempo porque tarefas manuais e repetitivas são automatizadas, de modo que os profissionais podem focar em atividades mais estratégicas, gerando valor para o setor.

Mas como conseguir essa otimização na prática? Confira a seguir uma série de dicas que vão ajudá-lo a ganhar eficiência no setor de compras.

Como promover a otimização do setor de compras?

Passo 1 — Entenda como funciona o consumo no seu negócio

O primeiro passo é conhecer cada item necessário para a empresa, e em que momento ele é necessário. Independentemente de se tratar de produtos perecíveis ou não, é importante que as compras sejam dimensionadas corretamente, pois pode impactar negativamente o caixa.

Para isso, analise o histórico no uso de insumos e venda de produtos para entender como funciona esse ciclo. Fique atento também à sazonalidade de alguns produtos, preparando-se para cada oscilação.

Passo 2 — Faça um levantamento das demandas de cada área da empresa

É muito difícil atender à necessidade de uma área cuja demanda o gestor de compras desconhece. Por isso, antes de qualquer ação, mapeie todas as necessidades de cada setor, mesmo que sejam mínimos.

Passo 3 — Aja em conformidade com planejamento estratégico da empresa

O setor de compras não pode trabalhar isolada do negócio, presa a questões burocráticas e operacionais. Para que seja estratégica, o gestor precisa se integra ao planejamento global do negócio.

Passo 4 — Mantenha um controle rigoroso dos produtos

O estoque é um ativo que representa um custo importante para o negócio. Dependendo da empresa, pode ser a principal despesa que ela precisa arcar. Por isso, muitos gestores do setor de compras tendem a buscar o que é mais barato.

Cuidado para não abrir mão da qualidade dos insumos e mercadorias, pois isso pode impactar os resultados da produção e a imagem da empresa aos olhos do público.

Passo 5 — Gerencie o relacionamento com fornecedores de forma adequada

Os fornecedores são importantes parceiros do seu negócio. A parte crítica dessa relação começa na seleção dos provedores de serviços e insumos. Mas se essa gestão for feita adequadamente, dificilmente haverá problemas com atrasos, na qualidade, na comunicação ou no compliance.

Qual o papel da tecnologia nessa otimização?

Em todos os processos, a tecnologia será um apoio indispensável para melhorar o desempenho. Há no mercado diversos softwares de gestão de compras que dão suporte à gestão de contratos, prazos, pagamento e recebimentos.

Por meio dessas ferramentas, o gestor conseguirá acompanhar todos os processos em tempo real e lançar mão de indicadores precisos para detectar falhas, desperdícios e oportunidades de aprimorar os resultados.

Como engajar o time nesse processo?

Os profissionais serão aqueles que estarão diretamente ligados a todos os processos do setor de compras. Por isso, foque na qualificação dos seus colaboradores, treinando-os a trabalhar de acordo com as melhores práticas de supply chain. Assim, eles conseguirão identificar falhas e trazer soluções para alavancar os resultados.

Além disso, defina metas, pois servem de parâmetro para que eles sejam avaliados e mensurem o próprio desempenho. E não esqueça de recompensar aqueles que apresentam bons resultados. Afinal, quem não gosta de ganhar reconhecimento por um bom trabalho?

O setor de compras tem um grande potencial de trazer resultados surpreendentes para todo o negócio. Essas práticas são o caminho certo para você contribuir para o crescimento da sua empresa.

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