Como fazer a gestão do inventário de ativos de TI
Toda empresa, seja qual for o seu porte ou segmento, conta com uma grande variedade de equipamentos, sistemas e outros itens que são fundamentais para o desenvolvimento de suas atividades.
Neste cenário, a gestão do inventário de ativos de TI é fundamental para garantir que tudo funcione da melhor forma para atender as diferentes áreas do negócio.
O que é o inventário de TI?
O inventário de TI nada mais é do que uma lista com todos os recursos tecnológicos de uma empresa, incluindo hardware, software e também os usuários finais de cada um desses ativos.
Com todas as tecnologias devidamente cadastradas, fica mais fácil para a empresa tomar as melhores decisões sempre com o objetivo de reduzir custos e aumentar a produtividade dos funcionários.
Quais ativos devem compor o inventário de TI?
Uma boa gestão do inventário de ativos de TI precisa ter pelo menos três categorias: hardwares, softwares e usuários. Confira abaixo o que entra em cada uma dessas categorias.
Hardwares
Nesta categoria, entra todo e qualquer equipamento ou dispositivo tecnológico que faça parte do parque de máquinas do negócio.
- Desktops, notebooks e estações de trabalho
- Monitores, teclados, mouses e acessórios
- Tablets e dispositivos móveis como smartphones
- Impressoras e aparelhos de fax
- Relógios de ponto e leitores biométricos
- Modens, roteadores e repetidores
- Servidores e infraestrutura de Data Center
É muita coisa, não é mesmo? Tudo deve estar listado para um controle eficiente que permita uma posterior análise de valor.
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Softwares
Nesta categoria, entram recursos tecnológicos intangíveis, ou seja, que não ocupam espaço físico, mas que são cruciais para os processos da empresa.
- Sistemas de gestão
- Softwares as a Service (SaaS)
- Softwares na nuvem
- Plataformas online
- Aplicativos
Aqui também é de extrema importância listar as licenças de uso de cada uma dessas soluções, pois são contratos que geram gastos para o negócio.
Usuários
Como o próprio nome revela, nesta categoria devem constar todos os profissionais que utilizam os hardwares e softwares citados acima. Dessa forma, devem estar listados os colaboradores e também os convidados.
Logins e senhas bem como os hardwares e softwares utilizados por cada um são algumas das informações a serem registradas.
Quais informações entram no inventário de TI?
Além de criar categorias e listar todos os seus ativos de TI, você também precisa incluir informações sobre esses recursos. As principais são elas:
- Quantidade de hardwares e softwares
- Modelos dos equipamentos e outros dados técnicos
- Números de série
- Datas de compra
- Datas de manutenções
- Datas de atualizações
- Locais de uso
Com informações detalhadas como essas sobre cada hardware, software e usuário, você terá o controle total dos seus ativos de TI. E essa é a finalidade principal da gestão do inventário de ativos de TI.
Como fazer uma gestão do inventário de TI de excelência?
Depois de criar as categorias, você deve rotular, nomear e listar todos os seus ativos de TI em uma planilha, por exemplo, de preferência na nuvem. Após esses passos, entramos na parte inteligente do processo. Confira algumas boas práticas!
Nomeação de um responsável
A primeira dica é nomear algum colaborador da sua equipe para realizar a gestão do inventário de ativos de TI. Caso esse profissional não esteja disponível internamente e, dependendo da demanda, você pode e deve procurar talentos no mercado para esta função.
Assinatura do termo de responsabilidade
Em tempos de home office, muitos funcionários estão utilizando equipamentos de propriedade das empresas. Por isso, é essencial que seja exigida a assinatura de um termo de responsabilidade para que as organizações evitem problemas relacionados a mau uso, perda ou roubo de ativos.
Análise de vulnerabilidades
Essa é a principal etapa da gestão do inventário de ativos de TI. É importante que você analise o custo-benefício de cada hardware e software e, a partir disso, posso tomar decisões mais assertivas sobre trocas, manutenções e atualizações.
Identificação de oportunidades
Junto com a análise de vulnerabilidades, você poderá identificar melhorias e otimizações tanto em relação aos equipamentos como no caso das soluções. Esse é o momento de fazer ajustes que podem agregar valor ao negócio.
Controle e monitoramento
Depois de colocar em prática todas as dicas acima, o trabalho continua, através de um constante controle e monitoramento dos seus ativos de TI.
Esse é um trabalho que, a médio e longo prazo, permite a antecipação de problemas técnicos, o aumento da vida útil dos equipamentos e, obviamente, a redução de custos.
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