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Como reduzir custos operacionais em pequenas empresas

A maneira como os custos operacionais são gerenciados afetam diretamente a competitividade do negócio no mercado. Por isso, esse pode ser um fator determinante para garantir a sobrevivência de pequenas empresas. Por isso, a estratégia de redução de custos traz muitas vantagens diretas e indiretas ao empreendimento.

No entanto, esse é um grande desafio para o gestor. Como eliminar gastos sem afetar a produtividade, a eficiência e a qualidade dos serviços e produtos ofertados ao público?

Neste artigo, vamos compartilhar algumas dicas que incluem as melhores práticas e tecnologias do mercado. Saiba como elas podem ser suas melhores aliadas na tarefa de reduzir custos operacionais!

A importância de reduzir custos 

Quando a empresa trabalha com custos operacionais muito altos, ou seja, representando quase a totalidade da sua receita, os riscos são muito grandes. Em épocas de crise, é bem possível que não haja dinheiro suficiente nem para pagar as despesas mais básicas, o pode levar o negócio a fechar as portas ou mesmo entrar em um endividamento.

Por isso, a redução de custos é uma das estratégias mais importantes, especialmente em épocas de pouca entrada de recursos. Afinal, se a receita é menor, os custos também precisam ser enxugados, se não seu negócio pode ficar no vermelho.

As vantagens da redução de custos operacionais

Além de evitar prejuízos, mitigar custos traz outras vantagens — e eles são estratégicos para o crescimento do negócio e fortalecimento da marca:

  • maior rentabilidade: há dois caminhos básicos para aumentar o lucro. Você pode aumentar as vendas ou reduzir os custos. Se você inicia ações nesses sentidos, é possível potencializar seus resultados;

  • maior competitividade no mercado: se os custos operacionais são menores, é possível oferecer produtos e serviços mais baratos ao público, aplicar ações promocionais, investir no marketing etc.;

  • mais capital para investimentos: com uma rentabilidade maior, você consegue investir no seu capital de giro, ampliar o negócio, adquirir ou renovar maquinário, adotar insumos de qualidade maior, entre outros.

 Mas como fazer essa redução de custos na prática? É o que você vai descobrir agora!

4 dicas de como reduzir custos na empresa com eficiência

1. Mapeamento de processos

O primeiro passo é compreender de onde surgem os custos. Isso pode ser feito por meio de um mapeamento de todos os processos da empresa. Talvez você encontre nesse momento gargalos e redundâncias, como contas desnecessárias, dois softwares pagos que fazem a mesma coisa, operações que podem ser simplificadas ou eliminadas, reduzindo assim alguns gastos.

2. Análise do fluxo de caixa

O fluxo de caixa também é um instrumento gerencial muito valioso. Por meio dele, você pode descobrir quais são as principais fontes de recursos e maiores gastos. Por meio desse diagnóstico, é possível perceber eventuais aumentos de custos em determinadas áreas e pesquisar os motivos.

3. Negociação com fornecedores

A própria análise do fluxo pode revelar que um fornecedor, antes vantajoso, agora não está apresentando boas condições competitivas. Será que é possível buscar uma nova parceria, conseguir prazos melhores, parcelamentos ou redução nas taxas de juros?

4. Redução de desperdícios

Avalie se há fontes de desperdícios na empresa, seja de energia, seja de insumos. Mesmo parecendo pequenos, gastos com artigos de escritório, equipamentos antigos ou viagens corporativas desnecessárias podem representar um alto custo para o negócio.

O uso de novas tecnologias para a redução de custos operacionais

Além dessas medidas práticas, é possível investir em tecnologias que podem reduzir as despesas. Por exemplo, um sistema de gestão pode integrar todos os processos do negócio em uma só plataforma e facilitar a visualização e o controle dos custos. Além disso, por meio da automação, alguns funcionários podem ser liberados para tarefas mais estratégicas, ganhando mais em produtividade.

Utilizar tecnologias em nuvem também facilita o dia a dia. Com elas, a empresa consegue, por exemplo, reduzir impressões e economizar com manutenção de computadores e aquisição de licenças de softwares.

O papel do funcionário na colaboração da redução de custos

Muitas dessas economias serão fruto do esforço de seus funcionários. Eles têm uma responsabilidade muito grande nessa estratégia. Por exemplo, se uma equipe inteira gasta o dia em uma tarefa que apenas um ou dois poderiam fazer, isso é um grande desperdício de tempo e recurso humano. Além disso, ao investir em treinamento, você garante que os colaboradores trabalhem com maior agilidade e qualidade.

A redução de custos precisa ser vista pelo gestor da pequena empresa como uma oportunidade de crescimento. São ações estratégicas que vão garantir ao negócio maior competitividade e eficiência.

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