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Como as novas ferramentas de IM estão mudando a forma de comunicação das empresas

Há 25 anos, quando queria perguntar algo a um colega de trabalho, você entrava no escritório dele.

Hoje em dia, a tecnologia moderna facilitou a comunicação empresarial de modo que os funcionários não precisam mais sair de suas mesas. Em vez disso, eles se comunicam por várias ferramentas tecnológicas incluindo IM, ou mensagens instantâneas. Vamos ver como essas ferramentas estão mudando a forma de comunicação das empresas.

Estudos recentes mostraram que pessoas abaixo dos 35 anos de idade preferem usar mensagens instantâneas em vez de e-mail. Mensagem instantânea é apenas um novo conceito. De fato, era um recurso com o qual a maioria das pessoas se familiarizava durante a primeira incursão no ambiente digital (como a AOL). No entanto, a ideia relativamente nova é a introdução de IMs ao cenário das comunicações corporativas. Em outras palavras, "mensagens instantâneas para empresas".

Uma plataforma desafiadora

Um dos motivos pelos quais IMs nunca se estabeleceram nas empresas era a falta de segurança e rastreabilidade. Por muitos anos, a América corporativa tentou acabar com contatos constantes como IMs. Não era um meio de comunicação confiável.

Infelizmente, para muitas empresas, os funcionários não estavam dispostos a parar de usar essa comunicação agilizada. Dessa forma, muitas organizações perceberam que a equipe baixava seus próprios aplicativos de IM (todos desenvolvidos para uso pessoal do consumidor).

Como agora são ferramentas comuns para comunicação, as empresas estão encontrando formas de aproveitar as mensagens instantâneas em uma variedade de setores da empresa. Para melhorar as comunicações em geral, organizações internas e externas têm buscado personalizar o software para torná-lo um canal adequado para os negócios.

Mensagens instantâneas corporativas

Agora que as organizações perceberam a necessidade de um canal de comunicação como mensagens instantâneas, elas estão desenvolvendo novas ferramentas para revolucionar o software com rastreabilidade que tenha a própria marca. Também conhecidas por EIM (mensagens instantâneas corporativas), a seguir estão algumas formas pelas quais esta tecnologia está revolucionando a comunicação empresarial:

  • Simplifica políticas de retenção de dados. Algumas empresas (principalmente aquelas no setor de saúde e financeiro) têm políticas rigorosas sobre retenção de registros. O novo desenvolvimento em software de IM empresarial simplifica a conformidade. Mudanças no arquivamento e acesso das mensagens permitiram às empresas nesses setores específicos superar os desafios de uma plataforma com base no consumidor como as mensagens instantâneas.
  • Compartilhamento seguro de arquivos e dados. A maior preocupação ao personalizar programas de IM é a segurança. Plataformas empresariais modernas implicam um nível de criptografia que torna as mensagens instantâneas adequadas para as mensagens mais secretas. Agora os gerentes podem ficar tranquilos quando dados confidenciais são compartilhados por meio de um canal de mensagens instantâneas.
  • Incentiva a colaboração e a comunicação. Não é segrego que o envio de textos e mensagens instantâneas é a forma mais fácil de comunicação moderna. Em um mundo digital, muitas empresa já operam com escritórios remotos e satélites. Desse modo, essas formas de comunicação espontânea são quase essenciais para o sucesso dessas empresas em particular.

Em alguns momentos, a tecnologia pode ser imposta às pessoas, mas no caso da IM, ela está sendo imposta à empresa pelas pessoas. As empresas terão grande benefício com o uso de mensagens instantâneas corporativas desde que as informações sejam protegidas e retidas. A adoção de uma forma ágil de comunicação e amplamente aceita pelos funcionários só tem a agregar ao resultado da empresa.

7 serviços de IM para empresas de pequeno porte

Existem diversas opções de mensagens instantâneas para proprietários de empresas de pequeno porte. O melhor programa dependerá das necessidade dos seus negócios. Por exemplo:

Funções básicas de bate-papo
Para comunicações rápidas sobre projetos, muitos proprietários de pequenas empresas contam com plataformas simples como Skype ou Zoom, que são mais rápidas que o envio de e-mail e podem permitir que você converse por texto, voz ou vídeo.

Comunicação da equipe e compartilhamento de arquivos​
Se você precisa se comunicar com vários membros da equipe e compartilhar arquivos de projetos importantes, algumas opções incluem HipChatSlackCampfire. Cada uma dessas opções permite configurar "salas de bate-papo" para garantir que as conversas sejam organizadas e que o acesso seja concedido somente às pessoas autorizadas.

Gerenciamento de projetos
Avançando para um novo patamar, se você deseja conversar, trocar arquivos e monitorar projetos e tarefas específicas, talvez opte pelos recursos de mensagens encontrados em vários softwares de gerenciamento de projetos. Por exemplo, o Basecamp e o Asana permitem a comunicação dentro de tarefas; basta usar @ e o nome de usuário da pessoa para que ela receba uma notificação por e-mail sobre a mensagem de texto. Manter essas conversas dentro de áreas específicas do projeto (em vez de programas de e-mail ou de bate-papo simples) permite que a equipe mantenha toda a comunicação do projeto e arquivos em um só lugar.